Seši soļi, lai uzņēmuma procesu automatizācija noritētu raiti

Tikšanās laikā, konferencēs un mācību kursos man bieži jautā: ko darīt, lai organizācijas procesi būtu efektīvi? Kādus risinājumus izvēlēties un, vissvarīgākais, ar ko sākt? Jo tieši nezināšana, pieredzes un motivācijas trūkums ir ne tikai lielākais traucēklis progresā, bet arī bremzē to.

Šajā rakstā vēlos dalīties ar savu procesu automatizācijas pieredzi. Nestāstīšu par to, kā un kādu dokumentu un procesu pārvaldības sistēmu izvēlējos. Mans mērķis ir pastāstīt par labo pieredzi, kā ieviest dokumentu un procesu pārvaldības sistēmu, kādas metodes izmantot, sniegt praktiskus padomus, kā un ar ko sākt procesu automatizāciju. Tas viss paredzēts, lai uzņēmumā sajustu efektivitātes pieaugumu, bet uzņēmumu klientu apkalpošanas, līgumu saskaņošanas, rēķinu apstiprināšanas un bezgala daudzi citi procesi kļūtu vairākas reizes ātrāki, saprotamāki un efektīvi.

1. Mērķa, vajadzību un gaidāmā labuma apzināšana

Domāju, būtu grūti atrast uzņēmumu, kas noliegtu automatizācijas procesu sniegto labumu. Kā piemēru varu minēt mūsu uzņēmumu. Administrācijas darba produktivitāte pieauga vairākas reizes, bet līgumu saskaņošanas un personāla dokumentu apstrādes procesi ievērojami paātrinājās. Saprotams, es runāju par veiksmīgi ieviestu automatizētu procesu sniegto labumu. Lai uzņēmums izlemtu par labu šādam projektam, ir svarīgi:

• saprast, ka tagadējais stāvoklis ir neefektīvs;
• vēlme mainīties;
• zināt, kādu rezultātu vēlas sasniegt;
• sākt ar vienu procesu.

Pēdējais punkts ir vissvarīgākais, jo bieži vien visi centieni paliek tikai domu, sarunu līmenī. Bet kur atrast motivāciju? Tālu meklēt nevajadzētu. Pārmaiņas var veicināt darbinieki, kuri vēlas izmantot visas dokumentu pārvaldības sistēmas (turpmāk – DPS) funkcionalitātes. Stimuls pārmaiņām var būt arī ārpus uzņēmuma notiekošie procesi (piem.: elektroniskā paraksta nepieciešamība) un vēlme pēc reāla labuma. Varu piebilst, ka „Avia Solutions Group” pamudinājums mainīties bija vēlme atrisināt konkrētas procesu efektivitātes problēmas, pārvaldīt riskus un izņēmumus.

2. Projekta vadītāja iecelšana

Tātad mērķi mums jau ir. Ko darīt turpmāk? Laiks meklēt atbildīgo cilvēku. Uzreiz pasaku – nav svarīgi, kurš uzraudzīs visu projektu – viens darbinieks vai komanda. Daudz svarīgāk, lai šis cilvēks vai to grupa būtu iedziļinājusies organizācijas darbībā, procesu automatizācijas mērķos, vajadzībās u. c. Diezgan riskanti ir izvēlēties par projekta vadītāju procesa īpašnieku, jo tā prioritāšu sarakstā nonāks funkcionālās struktūrvienības, departamenta, nevis visas organizācijas labums. Piemēram, pie mums procesu automatizācijas laikā tika izveidota atsevišķa nodaļa IT departamenta pakļautībā.

Kā rīkoties mazākiem uzņēmumiem? Ieteiktu meklēt darbinieku, kurš vēlētos un varētu kļūt par deleģētu projektu vadītāju. Ideālā gadījumā tam vajadzētu būt cilvēkam ar pietiekami augstu kvalifikāciju, tādam, kuram piemīt gan vadītāja, gan komunikācijas dotības. Protams, konkrētas zināšanas viņš iegūs darba laikā, tāpēc viņam nav obligāti jāprot viss. Svarīgākajam vajadzētu būt šā cilvēka spējām veltīt sevi darbam.

3. Prioritāšu jomu noteikšana

Laikā, kad ar entuziasmu jau plānojat visu procesu automatizāciju, ir īstais brīdis sakārtot prioritāšu jomas. T. i., kurus procesus tad automatizēsit vispirms. Es sapratu, ka ir divi svarīgi nosacījumi:

• izvēlēties īsus, vienkāršus procesus, kas bieži atkārtojas. Tā ar minimāliem līdzekļiem sasniegsit pirmos rezultātus, kas iedvesmos un iedrošinās turpmākiem automatizācijas darbiem;
• nelauzties tur, kur ir vislielākā pretestība un/vai vismazākais labums. Vēlāk šie darbinieki pievienosies paši.

Vēlos pievērst uzmanību, ka turpmākajos procesu automatizācijas posmos varat saskarties ar šādiem gadījumiem, piemēram:

• DPS ir sakārtota, procesi automatizēti, taču tā netiek izmantota;
• process ir automatizēts, taču ar kļūdām (kā no tā izvairīties – lasiet turpmāk);
• uzņēmumā ir palicis viens neautomatizēts process, taču tā īpašnieks joprojām pretojas.

Ja Jums ir radušās līdzīgas problēmas, neignorējiet tās, bet gan risiniet. Sāciet ar jautājumiem, bet pēc tam meklējiet veidu, kā uzlabot situāciju. Piemēram, ja darbinieki neizmanto sistēmu, jautājiet – kāpēc. Varbūt procesā trūkst kāda dalībnieka? Bet varbūt darbinieki nezina, kā izmantot DPS?

4. Šķēršļu un izņēmumu pārvalde

Viens no lielākajiem šķēršļiem, kas mums bija jāpārvar – darbinieku neuzticēšanās tehnoloģijām, jaunajai sistēmai. Sākot runāt par procesu automatizāciju, bija jādzird arī kategoriski: „Nē, to izdarīt nav iespējams!” un jautājumi: „Ko darīsim, ja sistēma nestrādās?”, „Kāpēc viss nedarbojas tūlīt un tagad?”. Galvenais šo jautājumu iemesls – bailes un dabīga pretošanās pārmaiņām. Ar to tikt galā palīdz komunikācija, skaidrība un atbalsts no vadītāju puses.

Sākotnējos procesu automatizācijas posmos skaļi izteikts vadītāju atbalsts ir obligāts. Viņiem vajadzētu spēt novērst gadījumus, kad darbinieki atgriežas pie tradicionālajām dokumentu pārvaldības metodēm, izņēmumu, kad nav jāizmanto DPS, radīšanas u. tml. Šos šķēršļus pārvarēt palīdzēs risku un personāla pārvaldības pieredze.

Vēl ir svarīgi izskaidrot darbiniekiem, ka viņi neiegūs visu tūlīt un tagad. Piemēram, nebūs tā, ka pirkumu pieprasījumu apstiprināšana būs automatizēta un uzreiz saistīta ar uzskaiti un noliktavas programmu. Runājiet ar darbiniekiem par divām lietām:

• kādu labumu dos procesu optimizācija;
• ka automatizācijas process notiks posmos;
• kas tiek darīts šobrīd.

Atcerieties, ka darbinieka „Nē“, iespējams, attiecas uz pārmaiņām, nevis paša procesa automatizāciju. Darbinieku apgalvojumus vai elektroniskās dokumentu pārvaldības sistēmas juridiskos aspektus iesaku precizēt arī valsts institūciju līmenī.

Saskaroties ar darbinieku bailēm, neuzticēšanos, par automatizāciju atbildīgā darbinieka uzdevums ir izstāstīt, kā tiks nodrošināta sistēmas stabilitāte, kurš varēs tai piekļūt, bet kurš nē, kā un kad tiks izveidotas dokumentu kopijas u. tml. Kad man izdevās izskaidrot šīs lietas, tad arī radās uzticēšanās un tika dota zaļā gaisma pārmaiņām.

Un vēl – uzņēmumā, iespējams, neatradīsit nevienu cilvēku, kurš pārzinātu visas dokumenta ceļa no punkta A līdz punktam Z nianses, izņēmumus. Jūsu uzdevums ir pārrunu, diskusiju vai aptauju laikā uzzināt visus procesa aspektus, raksturot tos un beigās pārcelt sistēmā. Paveicot šo daļu, varu pateikt, ka šķēršļu un izņēmumu pārzināšana, piemēru zināšana, iespējams, ir vērtīgākā procesu automatizācijas pieredze.

5. Visa procesa (darbību secības) efektivizācija

Vēlos aicināt nekrist kārdinājumā un neautomatizēt tos procesus, kuri jau ilgu laiku pastāv Jūsu uzņēmumā. Pēc pieredzes zinu, ka, neefektīvam procesam piemērojot neefektīvu IT risinājumu, iznāks dubulta neefektivitāte. Bet, vai jāvaino IT risinājums? Tieši tādēļ, pirms automatizēt procesu, tas ir jāoptimizē, jāapzina, kāds tas ir, jāapsver visi izņēmumi, jāizlemj, vai patiešām ir vajadzīgi visi dalībnieki, vai nav lieku soļu utt. Nebrīnieties, ja procesu optimizācija aizņems pat 80% no visa procesu automatizācijas laika.

6. Rezultātu novērtējums

Tātad visi vai gandrīz visi uzņēmuma procesi jau ir automatizēti. Kas notiek turpmāk?

• Rezultātu novērtējums. Izvērtējiet, kādu reālu labumu ir devusi automatizācija. Varbūt ir lietas, kas ir jāpilnveido?
• Veiksmes stāstu publicēšana. Apdomājiet, kā Jūsu pieredze var palīdzēt citiem. Ja uzņēmumā ir palikuši neautomatizēti procesi, laba pieredze kļūs par stimulu tos mainīt.
• Automatizēto procesu pilnveidošana. Atcerieties, ka procesi pastāvīgi mainās un šīm pārmaiņām vajadzētu atspoguļoties ne tikai realitātē, bet arī DPS.