Digitalizēti publiskā sektora procesi - vienkāršāki pakalpojumi iedzīvotājiem
Uzņēmumi un iedzīvotāji no publiskā sektora pieprasa arvien ātrāku lēmumu pieņemšanu un kvalitatīvākus pakalpojumus. Viens no veidiem, kā sasniegt šos rezultātus, ir procesu digitalizācija. Digitālās tehnoloģijas ne tikai būtiski maina vadības procesus, bet arī uzlabo pašas publiskās vadības kvalitāti, nodrošinot lielāku pārredzamību un integrāciju.
“DocLogix piedāvā jaunu produktu organizācijām, kas meklē digitalizācijas risinājumus – dokumentu pārvaldības portālu, kas atvieglo visu veidu dokumentu sagatavošanu, apstiprināšanu, validēšanu, parakstīšanu, glabāšanu un turpmāku pārvaldību. Klientu pieredze liecina, ka portāla funkcionalitāte 4 reizes paātrina ar dokumentiem un uzdevumiem saistītos procesus un ietaupa līdz pat 50 % darbinieku laika ikdienas uzdevumu veikšanai. Pozitīvos rezultātus novēro arī Lietuvas Nacionālās radio un televīzijas darbinieki un partneri, kuri izmanto DocLogix portālu.
“LRT gadā paraksta vairāk nekā 2000 dažādu līgumu un vairāk nekā 3000 papildu dokumentu, piemēram, pieņemšanas-nodošanas aktus. LRT ir svarīgi parakstīt dokumentus ADOC paraksta formātā, kas piegādātājiem un partneriem apgrūtina darbu, jo dokumenta aplūkošanai un parakstīšanai ir nepieciešama papildu programmatūra.” – stāsta LRT IT projektu vadītāja Aira Sakalauskaitė. Viņai piekrīt arī DocLogix pārdošanas projektu vadītāja Renata Genīte: “Personām ar zemāku datorprasmju līmeni e-dokumentu parakstīšana ADOC formātā ir īpaši sarežģīts process, kas to padara ļoti kļūdainu. Piemēram, ja paraksts ir novirzīts, tas prasa otras puses izglītošanu un procesa atkārtošanu, kas patērē uzņēmuma darbinieku laiku. Mēs esam atraduši veidu, kā padarīt šo procesu lietotājam draudzīgu un ievērojami samazināt administratīvo slogu.”
“DocLogix ir izstrādājusi un integrējusi kvalificētu e-paraksta portālu LRT iekšējā dokumentu vadības sistēmā. Integrācija ļauj izvairīties no nepieciešamības manuāli (t. i., pa e-pastu) nosūtīt dokumentus otrai pusei – sistēma pati nosūta uzaicinājumu parakstīties. Šādā veidā autori, piegādātāji un partneri saņem uzaicinājumu parakstīt dokumentu savā e-pasta pastkastītē. No turienes viņi tiek novirzīti tieši uz parakstāmo dokumentu, kur to var apskatīt un parakstīt ar dažiem klikšķiem, izmantojot Smart ID vai Mobile ID kvalificētus parakstīšanas rīkus. “Pateicoties šim jauninājumam, autoriem un piegādātājiem, kas strādā ar LRT, vairs nav jāmeklē un jāizmanto citi ārēji rīki, lai parakstītu dokumentus, un kļūdu skaits ir ievērojami samazinājies. Ir samazināts administratīvais slogs darbiniekiem un palielināta uzņēmuma iekšējo procesu pārredzamība.” – saka Aira Sakalauskaitė, LRT IT projektu vadītāja.
“DocLogix” direktors Žilvins Kazlausks stāsta, ka viens no uzņēmuma mērķiem ir paātrināt publiskā sektora digitalizāciju. “Mūsu uzņēmums 20 darbības gadu laikā ir palīdzējis vairāk nekā 200 Lietuvas un ārvalstu publiskā sektora organizācijām automatizēt iekšējos procesus un efektīvāk sniegt pakalpojumus. Mūsu mērķis ir panākt, lai publiskā sektora pakalpojumi būtu pēc iespējas vienkāršāki un pieejami ikvienam iedzīvotājam.”