Digitālās komunikācijas izrāviena laiks: e-paraksts drīzumā kļūs par ikdienu

Kaut arī šodien absolūtais dokumentu vairākums dzimst datorā, tie joprojām tiek parakstīti ar roku un uz pārāk ilgu laiku iegulst plauktos, kuri vai lūst no papīriem.

Vai kādreiz esat skaitījuši, cik dokumentu nedēļas laikā tiek parakstīts jūsu uzņēmumā? Cik ilgs ir līguma parakstīšanas process? Droši vien visi esam saskārušies arī ar tādu spriedzi izraisošu situāciju, kad nācās izšķiest laiku gaidot, kamēr atgriezīsies vadītājs un parakstīsies uz nepieciešamā dokumenta, kaut arī būtu bijis daudz vienkāršāk un ātrāk izmantot mobilo elektronisko parakstu.

Jau tagad ir acīmredzams, ka šis revolucionārais rīks – e-paraksts – kļūst par ērtu ikdienas daļu un drīz vien, ja mums būs e-paraksts, varēsim ne vien parakstīt dokumentus, bet arī balsot Saeimas vēlēšanās. Nosacījumi tam, lai organizācijas varētu moderni pārvaldīt dokumentus, eksistē arī šodien, taču līdz šim tirgū pietrūka pabeigtu un, galvenais, ērtu risinājumu. Tādu, kuri nebūtu dārgi un neprasītu sarežģītu ieviešanas procesu, bet vienlaikus dotu iespējas uzņēmuma dokumentus arhivēt un centralizēti uzglabāt  “mākoņos”. Situācija mainās – sabiedrība “DocLogix” prezentē jaunas paaudzes dokumentu parakstīšanas un pārvaldīšanas rīku. “Iztēlojieties, ka līguma parakstīšanas process ar jūsu partneriem nevis ilgst 2 nedēļas, bet saīsinās līdz dažām minūtēm. Vai varat iedomāties, kā tas ietekmēs jūsu biznesu, cik daudz laika, enerģijas, izmaksu atļaus ietaupīt?“ saka Andrjus Ģirdvainis [Andrius Girdvainis], “DocLogix” Biznesa līnijas direktors.

Nav dārga ieviešana, viegla lietošana, attīstīta mobilā pieeja

Tieši šim mērķim viena no visprogresīvāko dokumentu un procesu vadības sistēmu piegādātājām pasaulē – kompānija “DocLogix” – sapulcināja profesionāļu komandu, kura izstrādāja progresīvu dokumentu pārvaldes rīku. Tas aptver trīs atsevišķus risinājumus: 1) palīdz uzņēmumiem ar kvalificētu elektronisko parakstu parakstīt līgumus, 2) pārvaldīt personāla dokumentus un 3) digitalizēt, piešķirt izdevumus izmaksu centriem un apstiprināt rēķinus, kā arī vienlaikus uzglabāt klientu datus un ar tiem saistītos dokumentus.

Visi risinājumi balstīti mākoņu datortehnoloģijas arhitektūrā, tāpēc attālināti iespējams ne vien iesniegt, apstiprināt un pārvaldīt dokumentus, bet arī ātri atrast nepieciešamo informāciju. Uzņēmumam, kurš izmanto šo sistēmu, tas nozīmē, ka visi kompānijas dokumenti tiek apkopoti vienā vietā – “mākoņos” – un tos var droši sasniegt no jebkuras datorizētas ierīces jebkurā pasaules vietā, saskaņā ar iepriekš noteiktiem dokumentu konfidencialitātes noteikumiem.

“Nav noslēpums, ka vadītāji aizvien lielāku daļu laika strādā ārpus biroja, izpildīdami savus uzdevumus ar mobilajām ierīcēm. Parakstīt dokumentus viņi varēs ar visiem e-paraksta līdzekļiem (karšu lasītāju, mobilo parakstu u. c.),” mākoņu datortehnoloģijas priekšrocības skaidro “DocLogix” mākoņu datortehnoloģijas produktu vadītājs Toms Masjulis [Tomas Masiulis].

Pateicoties risinājumam, kurš darbojas pēc “mākoņu” datortehnoloģijas principa, tiek minimizētas lietošanas izmaksas, uzņēmumam nav nepieciešama sava IT infrastruktūra, tas var sākt izmantot sistēmu uzreiz, kā pakalpojumu, bet ieviešanas izmaksas nav lielas.

Vienkārša dokumenta parakstīšana un atrašana

Sistēmu izstrādājušie speciālisti ir pārdomājuši un ieviesuši risinājumus, kuri ir aktuāli visās dokumenta dzīves stadijās: programma parūpējas par to, lai dokumenti, kuri jāsaskaņo un jāparaksta, nonāktu pie vajadzīgajiem cilvēkiem, bet vēlāk šie cilvēki automātiski tiktu informēti par izpildes gaitu. Darbiniekiem sistēma nosūta paziņojumus par viņiem piešķirto dokumentu apstiprināšanu, bet vadītājiem – par darbinieku atsūtītajiem lūgumiem. Visā parakstīšanas procesa laikā saistītās personas var virtuāli komentēt dokumentu vai uzdot jautājumu. Galu galā saskaņotais dokuments tiek parakstīts ar elektronisko parakstu, kuram ir juridisks spēks. Visi dokumenti sistēmā tiek saglabāti un tiem ir savstarpējas saites, tad vajadzības gadījumā ir viegli izsekot to izpildes gaitai. Vairs neizmantojamie dokumenti tiek arhivēti, lai sistēmas lietošana būtu vēl ērtāka un ātrāka.

“Šodien, kad vienas no lielākajām uzņēmumu rūpēm – efektivitātes meklējumi, mums ir jāizmanto visas produktīvāka darba iespējas. Dokumentu pārvaldei vairs nepietiek tikai ar tradicionālajām biroja datorprogrammām, tad ļausim dokumentiem pašiem ceļot pa virtuālo telpu, bet cilvēkiem – atbrīvoties no kurjeru “etiķetēm” un atrast savā dienas kārtībā papildu laiku tiem darbiem, kuri agrāk tika atlikti,” garantē A. Ģirdvainis.