Procesu pārvaldība: gudras investīcijas atmaksājas miljonos

DNB komandā rūpējas, lai darbības procesu efektivitāte pieaugtu. Vēlamies pārvaldīt informāciju kvalitatīvi un tērēt tam pēc iespējas mazāk laika, kā arī papīra. Protams, tie nav viegli un ātri sasniedzami mērķi, taču rezultāts ir pūļu vērts – uzņēmums ietaupa tūkstošiem eiro, bet kolēģi ievērojami mazāk laika velta dokumentu apstrādei un vairāk – klientu apkalpošanai.

Esam ieviesuši un jau vairāk nekā 10 gadus izmantojam dokumentu un procesu pārvaldības sistēmu „DocLogix”, un šī investīcija (ROI) ir atmaksājusies nevis par simts, bet gan par tūkstoš procentiem. Ja precīzāk, ar savām zināšanām, centīgo darbu un „DocLogix” tehnoloģijām no viena sistēmā investētā eiro ieguvām 57 eiro. Atmaksāšanās avots – ietaupītais darba laiks darbības procesiem (automatizācija, optimizācija), tiešie izdevumi drukāšanai, papīram. Dalīšos ar dažiem padomiem, kuri palīdzēs tiem, kas nav sajutuši īpašu ieguvumu, ieviešot dokumentu un procesu pārvaldības sistēmas, un ceru, motivēs tos, kuri tikai apsver vai jau sper pirmos soļus.

1. Investējiet gudri, bet pirkumam lieciet strādāt

Investēt IT risinājumos, kuriem vajadzētu palīdzēt kvalitatīvi pārvaldīt informāciju un dokumentus, ir ierasta prakse daudzos uzņēmumos. Taču, ieviešot risinājumu, pats no sevis nekas nenotiek. Arī iegādājoties dārgu trenažieri, muskuļi paši taču neaug. Jūtamu labumu sajutīsit tad, kad liksit sistēmai strādāt maksimāli – pielāgosiet to sava uzņēmuma vajadzībām, dokumentus un informācijas pārvaldības procesus pārcelsiet no papīra formas sistēmā. To var sasniegt tikai tad, ja cilvēki vēlas iesaistīties. Nevajadzētu arī cerēt, ka sistēma atmaksāsies uzreiz, līdz tam paies vairāki gadi, taču ieguvums no investīcijām būs lielāks, ja vispirms atlasīsit procesus, kas ir laika un papīra ziņā visietilpīgākie, un tikai pēc tam tos ieviesīsiet sistēmā.

2. Sistēmas izmantošana: nozīmīga ikvienam, vada – viens

Procesu pilnveidošanai būtu jābūt nevis vienas struktūrvienības vai viena projekta mērķim, bet gan uzņēmuma skatījumam uz savu darbību, t. i., vispārīgam, stratēģiska līmeņa mērķim. Tikai tādā veidā var sasniegt, ka darbinieki iesaistās maksimāli. Deleģēts amats vai struktūrvienība, kas nodarbojas ar šiem jautājumiem, ir savdabīgs veiksmes garants, jo visiem ir skaidrs, pie kā vērsties, kuram ir jāizvērtē ieguvumi, un reizēm – arī jāapšauba tie.

3. Patstāvīgi konfigurēt sistēmu = rīcības brīvība

Jums būs vajadzīgs speciālists (vai pat komanda), lai varētu 100% izmantot sistēmu. Mēs ieviesām platformu ar lielām konfigurēšanas iespējām, tāpēc esam praktiski neatkarīgi no sistēmas ražotāja. Izmantojam tikai atsevišķas konsultācijas, ja ieviešam sarežģītus procesus. Galvenais visu izmaiņu mērķis – pēc iespējas vairāk „lietotāja vietā domājoša” sistēma. Šāds mērķis ir liels izaicinājums, taču pēc savas pieredzes varu teikt, ka tas ir sasniedzams.

4. Sākt ar mazumiņu, taču neapstāties pie tā

Mazi solīši palīdz ieskrieties – šādu efektu novērojām arī mēs. Automatizāciju sākām no vairākiem procesiem, kuriem uzņēmumā bija „vissliktākie reitingi”. Sakārtojot tos, parādījām lietotājiem, ka ieguvums ir acīmredzams, ieguvām to uzticību un vienlaikus arī varējām ātrāk pāriet pie nākamajiem soļiem. Pēc procesu pārcelšanas sistēmā darbinieki parasti uzreiz jūt darba slodzes samazināšanos. Darbinieki uzticas automatizētajai informācijas kustībai un viņiem iepatīkas jaunā prakse.

5. Ieguvums – tās nav emocijas, bet gan fakti

Lai mainītu darbinieku uzvedību, tikai ar DPS (dokumentu pārvaldības sistēmu) vai gribēšanu nepietiks. Konkrēti fakti efektīvāk stiprina darbinieku motivāciju neapstāties vienā vietā un meklēt citus sistēmas izmantošanas veidus. Lai redzētu uzlabojumus, ir jāzina, kāda bija situācija pirms DPS ieviešanas un procesu automatizācijas. Lūk, vienkāršs piemērs, kā var salīdzināt procesu līdz digitalizācijai un pēc tās:

Tabulās ir redzams, ka pēc procesa pārcelšanas sistēmā mūsu bankas komandu noformēšanas process saīsinājās no 8 stundām līdz 6 minūtēm. Aprēķinot finansiālo ieguvumu, ir nozīmīgi aprēķināt, cik liels ir ietaupītais tīrais darbinieka darba laiks šajā procesā. Šādā gadījumā tīrais darbinieka darba laiks saīsinās no 16 minūtēm līdz 6 minūtēm. T. i., ietaupām 10 minūtes no viena darbinieka darba laika. Gadā process atkārtojas 3800 reižu, tādējādi ietaupām 633 darba stundas jeb 79 darba dienas. Pieskaitot izmaksas papīram un tā administrēšanai, katru gadu ietaupām 13 000 eiro. Un tas ir finansiālais ieguvums tikai no viena automatizētā procesa. Ir acīmredzams, jo vairāk procesu tiek automatizēts, jo lielāks ir finansiālais ieguvums. Šie aprēķini neatstāj vietu interpretācijām, tie parāda īsto Jūsu veicamā darba vērtību, motivē un veicina iesaistīšanos.

6. Nefinansiālie ieguvumi arī ir nozīmīgi

Bez aprēķināmiem ieguvumiem, ne mazāk nozīmīgi ir arī citi – tos eiro un ietaupītajās stundās izmērīt nevar, taču arī tiem ir vērts pievērst uzmanību. Ja tikai retais lasa instrukcijas, reti konsultējas pa tālruni, bet darbinieku apmierinātības rādītājs ir augsts, tas norāda, ka jaunais ieviestais process ir vienkāršs. Piemēram, komandu procesa gadījumā darbinieki procesu novērtēja ar 5,7 ballēm no 6. Darbinieku aptauja, iespējams, ir vienkāršākais veids, kā uzzināt to vērtējumu. Darbiniekiem uzdevām trīs īsus jautājumus pēc pirmajiem 2 mēnešiem, kad sākām izmantot jauno procesu praksi. Labs novērtējums – tas ir lieliski, taču vēl augstāk vērtējiet kritiku vai jaunus piedāvājumus – tie rāda, ka uzņēmums iesaistās, turklāt tas palīdzēs Jums pilnveidoties.

7. Lai ietaupītu miljonu, nedrīkst novirzīties no ceļa 

Progresīvs IT risinājums, darbīgs risinājuma īpašnieks, iniciatīvas bagāti darbinieki, pirmie pārceltie procesi, ietaupītās stundas un pastāvīga attīstība – tas ir rats, kas iegriež ne tikai miljonu ietaupīšanas efektu, bet arī maina uzņēmumu iekšienē. Progresīvi procesi motivē cilvēkus turpināt radīt un lepoties ar to, kas ir izveidots līdz šim. Tikai tad saprotam, ka vecie ieradumi nemaz nebija „jālauž”.

Par autori:

Jurgita Juškevičiene (Jurgita Juškevičienė), Kvalitātes, procesu pārvaldības departamenta vadītāja

13 gadu pieredze DNB bankā:

• Kvalitātes un procesu pārvaldība.
• Procesu efektivitātes paaugstināšana, standartizēšana.
• Dokumentu pārvaldības sistēmas īpašnieka loma.

Fakti par DNB banku:

• DNB – lielākā Norvēģijas finanšu pakalpojumu grupa, kas sniedz pakalpojumus individuālajiem un uzņēmējdarbības klientiem 19 valstīs visā pasaulē, – investīciju, personisko bankas pakalpojumu, īpašuma pārvaldības un izpirkumnomas pakalpojumi.
• Viena no trim lielākajām komercbankām.
• Lietuvā apkalpojam apmēram 860 000 privāto un uzņēmējdarbības klientu.