„DocLogix 2016” jau klāt!

Vasarai tuvojoties beigām, iepazīstinām ar šā gada ražu – jauno „DocLogix” versiju – „DocLogix 2016”. Šoreiz piedāvājam daudz pilnveidojumu un jaunumu, kas ļaus Jūsu organizācijai strādāt vēl efektīvāk.

„DocLogix 2016” jaunumi:

• iespēja parakstīt dokumentus ar PDF formāta elektronisko parakstu;
• kalendāru atjaunošana: darbinieku darba laika uzskaite, ātrās apskates formas un kalendārā ierakstīto notikumu krāsas;
• individualizēto pārskatu sagatavošana un abonēšana;
• vēl ērtāka dokumentu importēšana no trešajām sistēmām;
• paplašinātās meklēšanas pilnveidojumi;
• ērtāka elektronisko vēstuļu ievadīšana.

PDF formāta elektroniskais paraksts – elektronisko dokumentu kustība bez robežām

Mēs saprotam elektroniskā paraksta nozīmīgumu organizācijas darbības efektivitātes palielināšanā, tāpēc ar prieku paziņojam, ka pasaulē visvairāk lietotais e-paraksta formāts PDF jau ir „DocLogix 2016” sistēmā. Jums vairs nevajadzēs papildu programmas, lai parakstītu PDF formāta dokumentus. No šā brīža varēsit ātri un vienkārši to izdarīt tieši „DocLogix” sistēmā.

Nedaudz par jauno standartu:

„Elektroniskā paraksta PDF formāts strauji kļūst populārs. Domājams, ka tas nojauks līdz šim starp valstīm pastāvējušos e-paraksta tehnoloģiskos šķēršļus. Jau tagad PDF formāta e-paraksts ir atzīts visā Eiropas Savienībā. Tāpēc šī „DocLogix 2016” funkcionalitāte būs īpaši aktuāla tiem mūsu klientiem, kuri strādā starptautiskajā tirgū”, – stāsta „DocLogix” produkta vadītājs Toms Masuļis (Tomas Masiulis).

Salīdzinot ar EDOC formātu, PDF formāta e-parakstu izmantot ir daudz ērtāk. Saņemot EDOC failu, saņēmējs bieži apjūk: kā to atvērt, parakstīt, pārbaudīt paraksta īstumu? EDOC formāta „nolasīšanai” ir nepieciešamas īpašas programmas, bet saņēmējiem ne vienmēr tādas ir vai arī viņi nezina, kā ar tām rīkoties. Jaunais formāts ir universāls, pievilcīgāks un vieglāk saprotams.

• Lai pārskatītu PDF formāta ar e-parakstu parakstītu elektronisko dokumentu, nav nepieciešami īpaši līdzekļi – tikai dators, kurā instalēta „Adobe Acrobat Reader” programma.
• PDF datnes atver pārlūkprogrammas, datu glabātuves, CRM sistēmas utt.
• Dokumentus PDF formātā ļauj saglabāt visas mūsdienu tekstu radīšanas programmas. Ja līgumu sagatavojāt „Microsoft Word” formātā, pirms parakstīšanas tas būs vien jāsaglabā PDF formātā.
• Tas ir Eiropas e-paraksta formāts, ko atbalsta starptautiskais ETSI standarts, kas ir atzīts lielākajā daļā pasaules valstu.

Galvenās PDF formāta parakstīšanas ar e-parakstu funkcijas:

• Iespēja iepriekš noteikt, kurus dokumentus ar kādu e-parakstu parakstīsit. Visi iepriekš „DocLogix” sistēmā uzturētie e-paraksta formāti (Adoc, BDOC EDOC) paliek spēkā. Neuztraucieties, Jums nebūs jālauza galva, ar kuru e-parakstu kuru dokumentu parakstīt. Atkarībā no dokumenta veida vai nākotnes dzīves cikla (tiks nosūtīts ārpus uzņēmuma vai nē, tiks nodots valsts institūcijām vai nē, tiks glabāts 50 gadus vai tikai 3 gadus utt.), Jūsu sistēmas administrators iepriekš noteiks, kurš paraksts būs jāizmanto. Jums atliks vien nospiest pogu „Parakstīt”.
• Papildu elektroniska parakstīšanās. Tieši tāpat kā ar Jums ierasto „reālo” parakstu to pašu elektronisko dokumentu varēs parakstīt vairākas personas. Jums būs iespēja parakstīt arī metadatus.
• Laika zīmoga pievienošana. Laika zīmoga pievienošana ir integrēta parakstīšanas procesā. „DocLogix” sistēma, atkarībā no paraksta līmeņa, pievienos nepieciešamo zīmogu dokumentam vai parakstam.
• Elektroniskā paraksta īstuma pārbaude. PDF formāta e-paraksts ir pietiekami viegli pārskatāms un pārbaudāms. Saņemot PDF formātā ar e-parakstu parakstītu dokumentu, Jums nebūs jāizmanto īpašas sistēmas vai programmatūras, lai šo dokumentu pārskatītu, pārbaudītu tā likumību, korektumu. To Jūs varēsit izdarīt tieši savā datorā ar elementāras „Adobe Acrobat Reader” programmas palīdzību. E-paraksta īstumu būs iespējams pārbaudīt arī pašā sistēmā, neizmantojot „Adobe Acrobat Reader” programmu – „DocLogix” atpazīs parakstu un norādīs, ja ar to kaut kas nebūs kārtībā (piem., nebūs pievienots laika zīmogs).
• Vairākkārtēja parakstīšana ar e-parakstu. Vēlaties ar PDF formāta e-parakstu parakstīt vairākus dokumentus? Tāpat kā iepriekš vienkārši atzīmējiet sistēmā, kurus dokumentus parakstāt, un spiediet „Parakstīt”. „DocLogix” sistēmā tiks sākts parakstīšanas process, kurā tiks iekļauti visi Jūsu izvēlētie dokumenti. Šī funkcionalitāte darbojas, ja parakstot tiek izmantots identitātes kartes sertifikāts. Izmantojot šo funkciju, ietaupīsit bezgala daudz laika.
• Automātiska PDF dokumenta parakstīšana ar nekvalificētu e-parakstu. Šī funkcionalitāte būs īpaši nozīmīga, ja Jūs izvēlēsities automatizēt dokumentu procesus. Piemēram, reģistrēt saņemtos dokumentus un automātiski parakstīt reģistrācijas metadatus.
• E-paraksta funkcija ir saistīta ar dokumenta apstiprināšanas uzdevumiem vai procesuālajām darbībām. Jūsu „DocLogix” sistēmas administrators vai cita persona, kura sistēmā digitalizē procesus, var noteikt, ka konkrētu uzdevumu veikšanai vai dokumentu apstiprināšanai ir nepieciešams e-paraksts. No šā brīža Jums nevajadzēs atsevišķi atzīmēt, kam un kad ir jāparaksta dokuments. Tagad sistēma var no lietotāja pieprasīt pēc izvēles apstiprināt dokumentu arī ar PDF formāta e-parakstu.
• Detalizētas informācijas par personām, kuras parakstījušās, pārskatīšana. Lai uzzinātu, kurš ir parakstījis dokumentu, Jums tas nebūs jāatver un jāmeklē informācija. Sistēma konfigurēs sarakstu ar plašiem datiem par visām personām, kuras ir parakstījušās.

„DocLogix” kalendārs – ērta notikumu un objektu laika uzskaite un uzraudzība

Jaunajā „DocLogix 2016” versijā daudz uzmanības pievērsām lielākai „DocLogix” kalendāra pielāgošanai. Viena no universālākajām kalendāra izmantošanas iespējām ir darbinieku darba laika uzskaite.

„DocLogix” kalendārs efektīvi samazina personāla vadības nodaļas darba slodzi, jo darbinieki PAŠI atzīmē nostrādāto darba laiku. Personāla nodaļas darbinieks uzreiz redzēs, kurš un cik ilgu laiku ir nostrādājis, kurš ir slimojis, bet kurš devies komandējumā. Vēl vairāk – darbiniekam ievadot visus datus kalendārā, jebkādas turpmākas izmaiņas būs jāapstiprina tā vadītājam. Tātad darba laika uzskaites tabeles vai darba laika uzskaites ziņotājus varēs sagatavot daudz vienkāršāk un ātrāk.

Šeit sniedzam tikai vienu no daudziem iespējamiem „DocLogix” kalendāra izmantošanas veidiem. Tas ir neaizstājams palīgs automobiļu, apspriežu zāļu vai citu iekšējo resursu rezervācijas pārvaldībā, darbinieku atvaļinājumu uzskaitei un uzraudzībai, iekārtu pārbaudes kalendārā grafika pārvaldībai utt.

Šajā versijā ir iespējams arī:

• ātri pārskatīt sīkāku informāciju par kalendārā ierakstītajiem notikumiem, neatverot katru no tiem;
• dažādus notikumus atzīmēt dažādās krāsās, tā vizuāli atšķirot vienu notikumu no citiem.

Ar nepacietību vēlaties sākt izmantot „DocLogix” kalendārus? Vērsieties pie Jūsu organizācijas „DocLogix” administratora, kurš ieslēgs šo funkcionalitāti, kā arī iestatīs nepieciešamos parametrus, ņemot vērā atjaunoto „DocLogix 2016” administratora rokasgrāmatu.

Jau tiek veidotas grupas „DocLogix” kalendāra administratoru mācībām. Uzzināt vairāk un reģistrēties varat, rakstot uz e-pastu: sales@doclogix.com.

„Aktīvie” katalogi (hot folders) – ātra dokumentu importēšana uz trešajām sistēmām

Bieži mūsu klientiem „DocLogix” kļūst par centrālo sistēmu, kurā tiek uzkrāti dokumenti un informācija par visas organizācijas darbību. Tāpēc šajā versijā piedāvājam ļoti vienkāršu informācijas importēšanu no trešajām sistēmām vai ierīcēm. Pārvietot dokumentus no e-pasta, skenera, ERP vai citas izmantojamās sistēmas uz centrālo dokumentu pārvaldības sistēmu „DocLogix” tagad ir ļoti vienkārši. Jūs varēsit automātiski importēt dokumentus no jebkura sistēmai pieejama „Windows” kataloga.

Biežākie „aktīvo” katalogu (hot folders) izmantošanas gadījumi

• Automātiska skenētu dokumentu ievadīšana „DocLogix” sistēmā. Aizvien vēl saņemat daudz papīra dokumentu, kuri ir jāskenē, bet pēc tam jāievada „DocLogix” sistēmā turpmākai pārvaldībai? Apvienojiet šīs divas darbības: skenējiet dokumentus, bet ievadīšanu „DocLogix” sistēmā automatizējiet. Tagad to izdarīt ir vienkārši.
• No citu organizāciju sistēmām saņemtās informācijas atjaunošana. Ja klients izmanto aktīvās mapes, sistēma pārbauda, vai iepriekš saņemtais dokuments nav ticis atjaunots. Ja ir jāatjauno, „DocLogix” to konstatē un atjauno informāciju.
• „Mobilo darbinieku” dokumentu automātiska ievadīšana sistēmā un apstrādes procesa uzsākšana. Strādājat uzņēmumā, kas sniedz pakalpojumus un kurā menedžeri, brokeri, projektu vadītāji vai meistari pastāvīgi atrodas izbraukumā, kur arī veido pasūtījumus, līgumus, nodošanas aktus? Labā ziņa: tagad „DocLogix” sistēma pati „paņems” šos darba rezultātus (nofotografētos pieņemšanas aktus ar klientu parakstiem, jaunas pasūtījumu lapas, līgumus, kurus sākts gatavot).

Kā tas darbojas?

Izmantojot „DocLogix” „aktīvo” katalogu funkcionalitāti, varēsit automatizēt dokumentu ievadīšanu „DocLogix” sistēmā no trešajiem avotiem, vienlaikus aprakstot to metadatus.

Jums būs vien jāglabā dokumenti koplietošanas katalogā (Shared folder), izmantojot tādas programmas kā „MS Office”, „Outlook”, „Windows Explorer”. Visu pārējo izdarīs sistēma – ievadīs dokumentu, izveidos tā apraksta karti, piešķirs sākuma piekļuves drošību, saglabās dokumentu. Ja vēlaties, lai dokumenti tiktu uzreiz piešķirti konkrētām datnēm, Jums būs jāizveido vairāki katalogi.

Jaunajai versijai ir pievienota arī administratora rokasgrāmata, kurā Jūsu organizācijas „DocLogix” administrators atradīs instrukcijas, kā iestatīt ātrās dokumentu ievadīšanas „DocLogix” sistēmā funkcionalitāti. Jau tiek veidotas grupas „DocLogix” „aktīvo” katalogu pārvaldības administratoru mācībām. Vairāk informācijas un reģistrācija: sales@doclogix.com.

Individualizētu pārskatu sagatavošana un abonēšana

Vēlaties sekot līdzi, kas notiek „DocLogix” sistēmā? Cik daudz dokumentu ir apstiprināts, cik nosūtīts, cik saņemts? Interesē citi darbības rādītāji, kas pastāvīgi mainās? No šā brīža ir iespēja veidot „DocLogix” sistēmā izpildīto darbību pārskatu abonēšanu. Šī funkcionalitāte būs īpaši noderīga personāla nodaļas darbiniekiem, nodaļu vadītājiem, kuriem ir jāseko līdzi darbinieku aizņemtībai, izpildīto darbu daudzumam (piemēram, cik līgumu nedēļas laikā ar klientiem ir parakstījis darbinieks X, cik atvaļinājuma iesniegumu tika aizpildīts u. tml.).

Kā tas darbojas?

Pārskata formu sagatavošanai saskaņā ar Jūsu izvēlēto datu atlasi būs nepieciešami SQL un HTML dati. Unificētu šādas formas paraugu atradīsit „DocLogix” sistēmā, sadaļā „Palīdzība”. Izmantojot šīs divas lietas, varēsit izveidot Jums ērtāko formu, kuru regulāri saņemsit e-pastā.

Elektroniskās vēstules – ļaujiet sistēmai apstrādāt elektroniskās vēstules Jūsu vietā

Veiksmīgi uzņēmēji jau sen ir pārliecinājušies, ka ceļš uz veiksmi nav iespējams bez efektīvas informācijas pārvaldības. Bet kur tā uzkrājas visvairāk? Protams, ka elektroniskā pasta kastē. Jaunajā sistēmas versijā elektronisko vēstuļu apstrāde ir kļuvusi daudz ērtāka. Būs vieglāk filtrēt, veikt meklēšanu, jo vēstules ar kontakta datu starpniecību būs saistītas ar visiem šā kontakta dokumentiem, kas jau ir sistēmā.

Automātiski importējot vēstules no pasta kastēm, tiks ievadīta ne tikai nosūtītāja e-pasta adrese, bet arī izveidota kontaktu karte vai vēstule sasaistīta ar kontaktiem, kas jau ir Jūsu datu bāzē.

Optimizēta paplašinātā meklēšana – meklēšana tikai Jūsu noteiktajās vietās

Tā kā pamanījām, ka reizēm „DocLogix” paplašinātā meklēšana, kas ir atrodama sadaļā „Meklēšana un pārskati”, aizvien vēl ir grūti saprotama vienkāršam sistēmas lietotājam, optimizējām šo funkcionalitāti. Tagad ātri un viegli atradīsit visus dokumentus, jo meklēšana darbosies tikai Jūsu noteiktajos dokumentu veidos, bet ne visā sistēmā.

1. Meklēšana pēc dokumenta veida – iespēja meklēt, izvēloties dokumenta veidu un ievadot atslēgas vārdus tieši interesējošā laukā;
2. Vienkāršots paplašinātās meklēšanas logs, kuru sistēmas administrators pats var konfigurēt tādu, kāds viņam ir nepieciešams. T. i., tiks parādīti tikai tie lauki, kurus viņš izmanto, veidojot attiecīgā veida dokumenta karti.

Papildu uzlabojumi – vēl ātrāk paveicami uzdevumi un ērtāki procesi

Lai „DocLogix” sistēma vēl labāk atbilstu mainīgajām klientu vajadzībām, papildinājām to ar vairākām nozīmīgām funkcijām.

1. Datu ievadīšanas automatizācija. Uzņēmumu un organizāciju vadītājiem katru dienu ir jāraksta un jāpiešķir rezolūcijas/uzdevumi saviem darbiniekiem. Bieži viņiem ir jāievada tie paši norādījumi: iepazīties, atbildēt, izpildīt u. tml. Jaunajā „DocLogix” versijā Jums tas būs jāizdara tikai vienu reizi, bet vēlāk vienkārši jāizvēlas no saraksta. Ātri un ērti.

Jaunais automātiskais solis pārņems arī citu datu, kas atkārtojas vai kurus var ievadīt automātiski, ievadīšanu. Jo dati bieži atkārtojas, ir īpaši atkarīgi no jau esošajiem datiem, procesa posma. Jums būs tikai jānorāda, kad un kas ir jāaizpilda. Šī funkcija ļaus ietaupīt laiku un novērst cilvēku kļūdas.

2. Vēl gudrāki procesi. Parasti process startē automātiski, kad tiek izveidots dokuments. Tagad sistēma automātiski uzsāks procesu, ja jau eksistējošā dokumentā tiks koriģēti dati. Tas ļoti palīdzēs, ja procesa sākums ir tieši atkarīgs no dokumenta datiem.

3. Automātiska izmaiņu saglabāšana. Rediģējot dokumentu (piem., rēķina rindiņas), vairs nevajadzēs papildus saglabāt arī galveno dokumentu. Jums vairs nevajadzēs domāt, vai patiešām visas korekcijas tika saglabātas sistēmā, jo Jūsu vietā to izdarīs „DocLogix”.

4. Paplašināta unikālo atribūtu pārbaude. Tagad vairs nenonāksit situācijā, kad, dokumentu kartē ievadot daudz informācijas un mēģinot visu saglabāt, uzzināt, ka šāds dokuments jau eksistē. Tagad informāciju saņemsit uzreiz. „DocLogix” sistēma sāks pārbaudi jau no brīža, kad tiek ievadīti pirmie dati par dokumentu. Jūsu sistēmas administrators attiecīgi saskaņā ar Jūsu dokumentu veidu un ievadāmo informāciju noteiks, pēc kuriem laukiem „DocLogix” sistēma varēs spriest, ka tiek ievadīta informācija, kas dublējas.

5. Paplašināta dokumentu kopēšanas funkcija. Lai varētu optimizēt administratoru darbu, iepazīstinām ar „DocLogix” dokumentu kopēšanas funkciju. Tagad varēsit vienlaikus ne tikai kopēt vēlamo dokumentu, bet arī uzreiz ievietot to citā dokumentu glabātuves vietā un mainīt tā veidu.

„DocLogix” terminoloģijā dokuments ir ne tikai lielākajai sabiedrības daļai saprotamais dokuments, bet arī apraksta karte, kurā ir daudz dokumentu raksturojošas informācijas (datums, nosūtītājs, atbildīgā persona, dokumenta numurs, summa utt.). Var būt ļoti daudz lauku, kas ir paredzēti informācijas ievadīšanai. Parasti administratoram ir grūts uzdevums katram jaunam dokumenta veidam izveidot tā apraksta šablona karti, noteikt, kuri lauki lietotājam ir jāaizpilda, piešķirt piekļuves drošību (kurš šo dokumentu varēs apskatīt).

6. Pilnveidota dokumentu ciparu izteiksmju attēlošana. Tagad tā pilnībā atbildīs Jūsu valstī izmantotajam ciparu izteiksmju formatēšanas standartam (piem., tiks pielikts punkts aiz cipariem, kas apzīmē tūkstoti).

7. Dokumentu pārsūtīšana tieši no „DocLogix” sistēmas. Jaunajā „DocLogix 2016” sistēmā Jums nepieciešamo dokumentu no sistēmas pārsūtiet ar vienu klikšķi.

Dokumentu rediģēšana, izmantojot „Google Chrome” un „Firefox” pārlūkprogrammas

Zinot, ka Jums patīk izvēles iespējas, turpinām pilnveidot „DocLogix” sistēmas pieejamību ar dažādu pārlūkprogrammu starpniecību. Tagad varēsit rediģēt datnes, pat ja sistēmu neizmantojat ar „Internet Explorer” pārlūkprogrammas starpniecību.

Ja izmantojat „Apple” ierīces, piedāvājam pievienoties „DocLogix” sistēmai, izmantojot „Google Chrome” pārlūkprogrammu.

Kļūdu labošana

„DocLogix” produkts pastāv jau 13 gadus, tāpēc šoreiz lielāku uzmanību pievērsām sistēmas koda sakārtošanai un kļūdu labošanai. Izlabojām daudz kļūdu, kas traucēja Jūsu darbam noritēt raiti. Tagad sistēma darbosies vēl ātrāk un precīzāk.

Vēlaties atjaunot sistēmu jau šodien? Sazinieties ar sava uzņēmuma „DocLogix” konsultantu!