Gadījumos, kad divpusēji jāparaksta dokumenti, pirms dokumentu parakstīšanas ar otru pusi ir jāvienojas par to, ka parakstīsiet dokumentu elektroniski, kā arī par elektronisko dokumentu formātu, jo juridiskais spēks parakstītajam dokumentam būs tikai tad, ja abas puses būs parakstījušas vienā vidē un formātā.
Bieži vien ir grūti izvēlēties, kādu formātu izmantot e-parakstam, jo, piemēram, jaunsdocuments.doclogix.lv ir pieci e-dokumentu formāti, no kuriem izvēlēties:
- eDoc ir Latvijas vienotais elektroniski parakstīto dokumentu formāts. Edoc formātā var parakstīt jebkāda formāta dokumentus, piemēram word, excel vai grafikas failus.
- ASiCe ir Eiropas savienības vienotais elektroniski parakstīto dokumentu formāts. Arī asice formātā var parakstīt jekura formāta failus.
- ADoc ir Lietuvā vispārpieņemts elektroniski parakstītu dokumentu formāts.
- BDoc ir Igaunijā plaši izmantots elektroniski parakstītu dokumentu formāts, kas ir analogs Latvijas EDoc formātam.
- PDF atzīst lielāko daļu valstīs, gan Latvijā, gan Eiropā, gan citur pasaulē. Būtiski ir tas, ka PDF var parakstīt tikai PDF dokumentus, citus formātus parakstīt nevarēs.
Gandrīz katrā valstī ir savs “iekšējais” elektroniski parakstītu dokumentu formāts, citām pat vairāki, kā arī atšķiras vietnes, kurās var pārbaudīt šos dokumentus.
Piemēram, Latvijā ir eDoc, Igaunijā – BDoc, bet Lietuvā – ADoc. Tādēļ, ja elektroniskais dokuments būtu jāparaksta Lietuvas partnerim no vienas puses un Latvijas partnerim no otras, būtu jāizvēlas vienotais ES elektroniski parakstīto dokumentu formāts ASiCe vai PDF. Tie ir plaši pazīstami formāti visā ES un partneri arī citviet spēs tos parakstīt un pārbaudīt.
Sūtot elektroniski parakstītu dokumentu, labais tonis paredz arī adresātam nosūtīt saiti uz vietni, kur viņš var pārbaudīt parakstīto dokumentu. Latvijā ikviens var pārbaudīt dokumentus portālā eParaksts.lv un jaunsdocuments.doclogix.lv. Jaunsdocuments.doclogix.lv varat atvērt un parakstīt visus Baltijas valstīs atzītos dokumentus: ADoc, BDoc, eDoc, ASiCe un PDF.
Ja dokumentu parakstīs tikai Latvijas eParaksta lietotāji, iesakām izmantot eDoc formātu, bet, ja dokumentu parakstīs citu ES valstu iedzīvotāji, ērtāk būs izmantot ASiCe formātu.
Parakstot dokumentus elektroniski ar valstīm, kas nav ES dalībvalstis, iesakām izmantot PDF formātu.
Ja jums ir vēl kādi jautājumi par: elektronisko parakstu, dokumentu glabāšanu vai dokumentu pārvaldības sistēmām, lūdzu, sazinieties ar mums, rakstot uz info@doclogix.lv.
Attēlā redzamā bultiņa norāda, kur augšupielādēt esošo EDOC failu, lai to apskatītu.
Portālā varat arī parakstīt jaunu elektronisku dokumentu:
