Informācijas plūsmu formalizācija: iespējamā misija
Ko nozīmē formalizēt informāciju un dokumentus ražošanas uzņēmumā? Pēc manām domām, tas nozīmē nodrošināt kvalitatīvu procesu dokumentāciju, efektīvu procesu gaitu, operatīvu darbu ar klientiem, spēju izstrādāt drošības standartiem atbilstošu produktu. Strādāju uzņēmumā „Triple D Bending”, kas pēc īpašiem pasūtījumiem ražo metāla savienojumus naftas vadiem, gāzesvadiem un ķīmijas rūpniecības nozarei.
Viena produkta inženierprojektu un ražošanu var veikt vairāki simti cilvēku. Un beigās mūsu produkts tiek ierakts zemē uz vismaz 20 gadiem. Var rasties jautājums: „Ko tad tādu tik unikālu mēs pārdodam?” Domāju, ka gan „Triple D Bending”, gan jebkurš ražošanas uzņēmums pārdod ne tikai produktu, bet arī visus ar to saistītos procesus. Un šim apvienojumam vislabāk derētu apzīmējums „Kvalitāte, uzticamība, drošība”. Citiem vārdiem sakot, mēs pārdodam garantiju, ka esam radījuši patiesi kvalitatīvu, standartiem atbilstošu produktu, kuram varam piešķirt pat 20 gadu garantiju.
Kā to visu lai nodrošina? Var, protams, manuāli savākt katrā ražošanas procesa posmā sagatavojamos dokumentus, jautāt speciālistiem, vai dokumentācija ir sagatavota saskaņā ar jaunākajām prasībām, rūpīgi pārbaudīt, vai produkti tiek nosūtīti ar pilnīgu un pēdējās versijas dokumentāciju. Bet vai tas būs efektīvi? Mana atbilde – nē. Kāpēc darīt darbu, ko var izdarīt progresīvs IT līdzeklis? Šajā gadījumā dokumentu un procesu pārvaldības sistēma (DPS).
Kā atvieglot pirmos soļus?
Protams, sākumā (tāpat kā, visticamāk, arī Jūs) es nezināju, kurš rīks mums ir nepieciešams. Tas ir gandrīz tāpat kā slimošanas sākumā, kad jūti, ka slimība jau ir klāt, bet vēl nav īsti skaidrs, ar kādiem medikamentiem ārstēties. Tāpēc sāku interesēties, kā procesus automatizē un optimizē citi rūpniecības uzņēmumi, kādas tendences valda, kādas prasības tiek izvirzītas dokumentu un procesu pārvaldības sistēmām. Iedziļinājos arī akadēmiskajā literatūrā par procesu pārvaldību. Sākot saskaņot pieredzi un metodiskās prasības, nedaudz ilgāk kā trīs gadu laikā sasniedzām, ka ražošanas cauruļu liekšanas uzņēmumā „Triple D Bending” procesi tiek pārvaldīti efektīvi un proaktīvi. Sanāksmes ir kļuvušas vairākas reizes produktīvākas, mazāk laika tiek tērēts, meklējot dokumentus, un vienlaikus dokumentu un procesu pārvaldības sistēma nodrošina, lai visi nepieciešamie dokumenti nokļūtu pie klienta. Beidzot mēs varam paredzēt problēmas, ātri reaģēt uz tirgus vai tehnoloģiju izmaiņām un tādējādi nodrošināt visaugstāko izstrādājumu kvalitāti.
Kā mums tas izdevās? Mēģināšu pastāstīt šajā rakstā.
Vai pietiks motivācijas?
Esmu pārliecināts, ka jebkuru pārmaiņu pamats un dzinējs ir motivācija. Šis nebūtu veiksmes stāsts, ja procesa vidū mums būtu pietrūcis motivācijas. Kur to atrast? Zināms, ka viens no labākajiem motivētājiem ir labi padarīts un novērtēts darbs. Tāpēc, pirms sākt procesu automatizēšanu un optimizēšanu, nodrošiniet augstākās vadības atbalstu, savāciet cilvēku grupu, kurai tas būs izdevīgi un interesanti, jo komandā strādāt ir vieglāk nekā vienam. Turklāt, es atradu kolēģus, kuri nodarbojas ar līdzīgu darbību citos ražošanas uzņēmumos, un daudz apspriedos ar viņiem. Nolēmu arī dalīties ar savu pieredzi rakstos, ziņojumos.
Kurā procesu pārvaldības posmā esat Jūs?
Saprotot, kurā procesu pārvaldības izpildes posmā esat, ir daudz vieglāk paredzēt, kādas darbības Jums vēl būs jāveic. Pavisam kopā ir pieci posmi:
- 1. Ad-Hoc jeb Haotiskā procesu vadība
- 2. Procesu definēšana
- 3. Kontrolējamie procesi
- 4. Projektēto procesu sistēma
- 5. Proaktīvā pārvaldība.
Reālu atšķirību starp pirmo un piekto posmu varu ilustrēt ar piemēru no savas pieredzes. Pirms aptuveni trim gadiem „Triple D Bending” sanāksmju protokoli, papildu materiāli tika glabāti Excel un Word dokumentu formātos. Serveros bija daudz dažādu failu. Nebija vienotu šablonu un tādēļ nebija arī iespēju sekot līdzi uzņēmuma darbībai, izdarīt secinājumus. Tagad, kad mums ir Sanāksmju pārvaldības risinājums, izmantojam vienādas uzdevumu un protokolu formas, kurām var pievienot konkrētus uzdevumus un procesus. Ierodoties uz nākamo sanāksmi, nav jālauza galva par pazudušiem dokumentiem vai neesošo darbu izsekojamību. Visu var redzēt sistēmā.
Kam dot priekšroku: rīkam vai analīzei?
Jāatzīstas, mans pirmais procesu automatizācijas rīks bija Excel tabulas. Pirms sāku veikt jebkādas pārmaiņas, gribēju saprast, kā darbojas procesi. Tāpēc šis samērā vienkāršais, taču elastīgais rīks tam bija lieliski piemērots. Nesteidzos, izveidoju domu karti un sāku likt kopā loģisku procesu sistēmu. Arī tagad joprojām turpinu šo procesu. Procesu definēšana nav vienreizēja darbība, tie ir pastāvīgi jāuzrauga, jāpilnveido un jāoptimizē.
Ne vienu reizi vien man bija jāsaskaras arī ar procesu apraksta, pārcelšanas no realitātes uz IT līdzekli procesu, kas nekādi neveicas. Ja viss nenotika tā, kā biju plānojis, apstājos. Veltīju laiku problēmas iztirzājumam, sarunām ar procesu pārvaldītājiem un posmu pārskatīšanai. Reizēm bija jāņem talkā arī radošā domāšana, īpaši situācijās, kad loģika un matemātiskie aprēķini vairs nepalīdzēja.
Viens no klupšanas akmeņiem bija, kā padarīt esošos procesus atbilstošus standartiem, noteikumiem, prasībām. Tās taču ir īstas radošuma, adaptācijas ātruma, elastības bremzes! Taču bez tām nav iespējams nodrošināt drošu, kvalitatīvu, konkurētspējīgu darbu ražošanas uzņēmumā. Jo, plīstot kaut vienai caurulei, pa kuru plūst nafta, būtu jāmaksā milzīgi sodi, bet uzņēmumam draudētu slēgšana. Un ko darīt ar dokumentu tūkstošiem? Ja visus izdrukātu, nevarētu tos sakārtot un pārkāptu ekoloģijas standartus.
Domājot par visām šīm prasībām, noteikumiem un standartiem, sapratu – man ir vajadzīgs pats labākais rīks, ar kura palīdzību varētu pārvaldīt ne tikai dokumentus, bet arī procesus.
Ko es izvēlējos?
Tātad, pamatojoties uz dažādajām prasībām, sāku domāt, kāds rīks nepieciešams mūsu uzņēmumam. Tobrīd procesu pārvaldība uzņēmumā jau bija nonākusi kontrolējamo un projektēto procesu posmā, un radās vajadzība vēl labāk izprast procesus, darbu gaitu. Pamanīju arī, ka līdz šim izmantotā ERP sistēma (un vēl vairāk jau minētās Excel tabulas) nespēja apmierināt visas vajadzības. Man bija vajadzīgi divi rīki: dokumentu pārvaldības un procesu pārvaldības sistēma. Par laimi, atklāju „DocLogix”, kurā varēju ne tikai apvienot visus procesus, tos automatizējot, bet arī gudri pielāgot sistēmu konkrētām uzņēmuma vajadzībām.
Protams, lai arī cik lieliska būtu sistēma, pie tās ir daudz jāstrādā. Tikai tā var sasniegt vislabākos rezultātus. Es sapratu, ka man ir jāapgūst vēl viena iemaņa – jāiemācās konfigurēt „DocLogix” sistēma.
Tātad, ko izdevās sasniegt, izmantojot šo sistēmu? Minēšu vienu ražošanas uzņēmumiem patiešām aktuālu piemēru. Katru dienu „Triple D Bending” daudzās iekārtas veic bezgala daudz dažādu tehnisku operāciju. Kā visas šīs iekārtas uzraudzīt? „DocLogix” sistēmā mēs izveidojam Iekārtu uzraudzības pārvaldības risinājumu. DPS katrai iekārtai un pat atsevišķai tās daļai ir piešķirti dokumenti, kurus ir viegli automātiski kontrolēt. Sistēma proaktīvi informē, ka tuvojas tehniskās apkopes perioda beigas un izveido ar to saistītos uzdevumus. Tādējādi uzņēmums ir aizsargāts no negaidītām tehniskām problēmām, kas novestu pie neizpildītiem uzdevumiem, nekvalitatīvas produkcijas un neapmierinātiem klientiem.
Tas ir tikai viens piemērs, kā ar IT līdzekļiem panācām lielāku kontroli un augstāku efektivitāti. Vispārīgi runājot, ja dokumentu un procesu pārvaldības sistēmā bija izveidota loģiska procesu sistēma, kas efektīvi darbojās, pamanīju, ka darba un laika, kā arī līdzekļu patēriņš, lai veiktu tās pašas darbības, sāka samazināties.
Kā rīkoties turpmāk?
Sākot ceturto procesu automatizācijas un optimizācijas gadu, mums ir procesu sistēma, kas darbojas efektīvi. Tagad varu teikt, ka „Triple D Bending” procesi tiek pārvaldīti proaktīvi. Varam prognozēt, kurā virzienā attīstīsies ražošanas uzņēmumu darbība, ātri mainīt procesus, reaģēt uz likumdošanas bāzes vai standartu izmaiņām.
Savukārt es redzu, ka pūles sāk atmaksāties: samazinās laika un līdzekļu patēriņš, darbinieki strādā efektīvi un vairāk laika velta produktu pilnveidošanai, nevis tehniskām lietām.
Vai es jau varu apstāties? Protams, nē. Šobrīd domāju par DPS pilnveidošanu, jaunu risinājumu radīšanu, procesu optimizāciju un darbu secības izmaiņām. Jau varu apsvērt arī papildu investīciju ieguldīšanu DPS. Jo procesu efektivizācija – tas ir mūžīgs process.
Roks Radžūns (Rokas Radžiūnas)
„Triple D Bending” procesa uzlabošanas vadītājs
Roks Radžūns (MBA, PMP) strādā par procesa uzlabošanas vadītāju cauruļu liekšanas uzņēmumā „Triple D Bending” Kanādā. Viņš ir strādājis būvniecības un ražošanas nozarēs gandrīz 10 gadus. Nesen Radžūns pabeidza liela mēroga ERP sistēmas ieviešanu ražošanas uzņēmumā, šis projekts ilga divus gadus. Viņa galveno sasniegumu vidū bija visaptverošu biznesa procesu projektēšana, izstrāde un uzturēšana.