“DocLogix”: Digitalizē savu uzņēmumu ar ērti lietojamiem produktiem

Biznesa digitalizācija ir vienādojama ar biznesa efektivitāti, un ir vairāki vienkārši ieviešami digitālie rīki, kas patlaban pieejami tirgū. Lai aktualizētu šos rīkus un uzsvērtu to priekšrocības uzņēmējdarbībā, dokumentu un procesu vadības sistēmu uzņēmums “DocLogix” 20. martā Rīgā rīkoja pasākumu “Document Management Made Easy With DocLogix”. Tajā piedalījās arī uzņēmuma partneri Latvijā – Latvijas Valsts radio un televīzijas centrs (LVRTC), kas iepazīstināja ar jaunizstrādāto eZīmoga risinājumu un SIA “Tilde” plašāk izklāstīja par MI valodas tehnoloģijām. Savukārt Latvijas Nacionālās arhīva pārstāvis Gatis Karlsons dalījās pieredzē par digitālo datu glabāšanu un pieejamību, izmantojot “DocLogix” datu arhivēšanas sistēmas.

Pasākumu atklāja “DocLogix” vadītājs Žilvins Kazlauskas, uzsverot, ka digitālā transformācija ir kļuvusi par nozīmīgu faktoru biznesa izaugsmē un ilgtspējā, un tādējādi ikviena uzņēmēja dienaskārtībā jābūt jautājumam – kā padarīt savu biznesu efektīvāku un atvieglot ikdienas darbus? Ar “DocLogix”  piedāvātajiem pakalpojumiem un risinājumiem iepazīstināja uzņēmuma pārstāvji Adele Budre, Toms Aleksejevas, Ignas Lamanauskas un Ernestas Rusevicius.

Ikvienam uzņēmumam ikdienā ir jāorganizē dokumentu plūsma: līgumi, iesniegumi, rēķini un tamlīdzīgi. Tas ir laikietilpīgs darbs, ko var viegli optimizēt var ar “DocLogix”  sistēmu “DocLogix Core”. Tajā pieejami vairāk kā desmit dokumentu pārvaldības moduļi uzņēmuma iekšējām vajadzībām, taču biroja pārvaldības modulis (Office management module), līgumu un rēķinu modulis (Contract managament module), projektu vadības modulis (Project management module) un personāldaļas vadības modulis (HR document managament module) ir populārākie. Šī sistēma ļauj automatizēt dažādus procesus uzņēmuma iekšienē, piemēram, izsekot, kurš ir saņēmis un parakstījis dokumentu, atgādina līguma termiņus vai pat iztērēto līguma summu, vienuviet uzglabā kolēģiem pieejamus dokumentus par konkrēto projektu vai vienotā sistēmā pārrauga ar darbiniekiem saistītus dokumentus – atvaļinājumu iesniegumus, informāciju par komandējumiem utt. “DocLogix Core” sistēmā šos ievadītos dokumentus iespējams uzreiz arī parakstīt, pateicoties integrētajai e-dokumentu parakstīšanas funkcijai. Šādi pārvaldības risinājumi ne vien saīsina vidēji iztērēto laiku dokumentu apstrādei (parakstīšanai, nosūtīšanai, pārbaudei, atgādinājumiem u. tml.), bet arī sniedz pārskatāmu veidu dokumentu plūsmas izsekošanai.

“DocLogix Core” dokumentu pārvaldības sistēmu modeļi ir lieliski palīgi darbā vidējiem un lieliem uzņēmumiem, bet šobrīd tirgū ir pieejams arī jauns “DocLogix” produkts – “DocLogix Portal”, kas būs lieliski piemērots arī mazākām darba komandām. “DocLogix Portal” saskarne ir ērta, pielāgojama lietotne katrā datorā vai telefonā, nodrošinot netraucētu dokumentu pārvaldību arī ārpus uzņēmuma komandas.  Izmantojot šo rīku, dokumentus sistēmā var parakstīt arī trešās puses.

Katram klientam ir savas prasības dokumentu plūsmas organizēšanā un pārraudzībā. Tieši šī iemesla dēļ “DocLogix” piedāvā arī pielāgotus risinājumus, piemēram, integrējot sistēmā tādas funkcijas, kas ļauj sekot līdzi darba uzdevuma progresam vai automātiski deleģēt darba uzdevumu kolēģiem gadījumos, kad esat ārpus biroja. Tāpat arī viegli integrējamas ir populārākās finanšu un ERP sistēmas, tostarp dažādi publiskā sektora risinājumi.

Viena no integrācijām paredz arī LVRTC izstrādāto risinājumu – eZīmoga funkciju. Kā pasākumā norādīja LVRTC ePakalpojumu daļas klientu vadītāja Vita Apse, šis risinājums ir juridiski saistošs uzņēmumiem, un tas nodrošina datu integritāti. Atšķirībā no e-paraksta tas nav piesaistīts konkrētai personai, bet gan uzņēmumam. Tas nozīmē, ka dokumentu var parakstīt jebkurš darbinieks, kam piešķirta piekļuve eZīmogam. Tas ir diezgan ērti – vairs nav nepieciešams gaidīt, kad konkrēto dokumentu parakstītu uzņēmuma paraksttiesīgā persona.

Pasākumā Latvijas Nacionālā arhīva pārstāvis Gatis Karlsons uzsvēra, ka datu arhivēšana mūsdienās ir obligāta prasība. Taču datu saglabāšana un nodošana Latvijas Nacionālā arhīva rīcībā ir obligāta prasība valsts iestādēm un kapitālsabiedrībā. To ērti nodrošina “DocLogix” sistēma – tajā iespējams sastādīt arhivējamo dokumentu sarakstu atbilstoši standartiem un iesniegt Latvijas Nacionālajam arhīvam. Arhivēšana palīdz ievērot tiesību aktu prasības un standartus, kas var attiekties uz dokumentu glabāšanas termiņiem, formātiem un kvalitāti. Ja uzņēmums nepareizi arhivē savus dokumentus, tam var draudēt naudas sods, sankcijas vai pat tiesvedība. Visām iestādēm saskaņā ar likumu ir pienākums arhivēt dokumentus.

Savukārt SIA “Tilde” pārdošanas un klientu apkalpošanas vadītāja Madara Mančinska pasākuma apmeklētājiem uzdeva jautājumu – vai viņu uzņēmums ir gatavs MI valodas tehnoloģiju ērai? Jau šobrīd “Tilde” saviem klientiem nodrošina mašīntulkošanas pakalpojumus, runas atpazīšanas rīkus, ģeneratīvā MI virtuālos asistentus un pat tādu produktu kā “Tilde Enterprise Assistant”, kas ir iekšējais mākslīgā intelekta palīgs, kas zina visu par uzņēmumu. Tas nozīmē, ka mākslīgā intelekta rīki patlaban ir nozīmīgi palīgi klientu apkalpošanas sfērā, nodrošinot 24/7 konsultāciju pakalpojumus, un arī lieliski asistenti uzņēmuma iekšējā darbā. Cik bieži jums ir nācies datu sistēmā meklēt līguma vai iesnieguma paraugu, kuru nepieciešams izmantot atkārtoti? Šis rīks ir apmācīts atrast jums nepieciešamos dokumentus un pat sagatavot jaunus, izmantojot vecos paraugus.

Uzņēmumu digitalizācija ir solis pretī ērtākai darba dzīves organizēšanai, un nenoliedzami – arī ilgtspējīgāk. Tomēr pats būtiskākais, ko uzņēmējs iegūst, izmantojot digitālos rīkus un automatizējot ikdienas darba procesus, ir pārskatāms darba process un   ietaupīts laiks radošākiem uzdevumiem, un tātad – izaugsmei!

Oriģinālais raksts: DocLogix: Digitalizē savu uzņēmumu ar ērti lietojamiem produktiem :: Dienas Bizness (db.lv)