Līgumu pārvaldība

Līgumi – tā ir informācija, kas ikvienā organizācijā prasa īpaši rūpīgu attieksmi. Līgumu datu pārvaldībai tiek izvirzītas stingras prasības un darbiniekiem, kas ar tiem strādā (sastāda, saskaņo, apstiprina, paraksta, glabā un pagarina līgumus), jābūt īpaši uzmanīgiem. Lai arī kāda tipa līgumi (personāla, piegādes, tirdzniecības) būtu Jūsu personiskā pārziņā, katram mēdz gadīties kļūdas (un to seku novēršana bieži izmaksā dārgi).

„DocLogix” mūsdienīgais līgumu pārvaldības risinājums palīdz samazināt ar līgumu pārvaldību saistītos riskus. Šis risinājums atvieglo visu tipu līgumu sagatavošanu, saskaņošanu, apstiprināšanu, parakstīšanu, glabāšanu un turpmāko pārvaldību. Tiklīdz uzsāksiet jaunā risinājuma lietošanu, ieguvums būs jūtams uzreiz.

Kādēļ ir vērts izmantot līgumu pārvaldības risinājumu?

• Visi jūsu līgumi būs vienā centralizētā sistēmā.
• Varēsiet pārvaldīt tiesības piekļūt līgumiem un to projektiem.
• Sastādot jaunu līgumu, būs ērti izmantot līgumu veidņu bibliotēku.
• Varēsiet būt pārliecināti, ka saskaņotie līguma punkti kādā no posmiem netiks mainīti.
• Līgumu saskaņošana noritēs vairākus desmitu reižu ātrāk, jo veiksiet to ar elektronisko uzdevumu palīdzību.
• Varēsiet pielāgot līguma saskaņošanas procesus atbilstoši uzņēmuma iekšējās kārtības noteikumiem.
• Iegūsiet pilnu kontroli.
• Vienmēr zināsiet līguma pašreizējo statusu (sagatavošanā, saskaņošanā, parakstīts un nosūtīts, visas puses parakstījušas, nav spēkā u. c.) un atbildīgo personu.
• Saņemsiet paziņojumus par darbībām, kas veiktas ar jūsu pārvaldītajiem dokumentiem.
• Saņemsiet atgādinājumus par nepieciešamajām darbībām (pagarināt līgumu u. tml.).
• Varēsiet vienā acumirklī atrast vajadzīgo līgumu un ar to saistīto informāciju.
• Būsiet aizsargāti pret līgumu nejaušu izdzēšanu vai nozaudēšanu.
• Līgumus varēsiet apstiprināt un izskatīt, pat neatrodoties savā darba vietā, – tieši no mobilās lietotnes.
• Tiksiet vaļā no darbiem, kas rada zemu pievienoto vērtību: tādus darbus kā dokumenta kartītes aizpildīšana, pārsūtīšana vai informēšana viedsistēma veic AUTOMĀTISKI.
• Nodrošināsiet pārvaldāmo līgumu atbilstību uzņēmuma iekšējās kārtības noteikumiem un valsts tiesību aktu prasībām.
• Līguma koriģēšana atbilstoši piezīmēm un ieteikumiem.
• Līgumu versiju kontrole.

Risinājuma funkcionalitāte

Līguma iniciēšana / sagatavošana:

• Personalizēto līgumu veidņu bibliotēka.
• Uzņēmuma vajadzībām pielāgota līgumu aprakstīšanas kartīte.
• Līguma standarta lauku automātiskā aizpildīšana.
• Uzdevumi, kas saistīti ar līgumu sagatavošanu.
• Kontaktu pārvaldība.

Līguma saskaņošana:

• Automātiskā saskaņošanas procesa izveide (process var būt secīgs, paralēls vai hibrīdveida (daļēji secīgs, daļēji paralēls)).
• Saskaņošanas procesa koriģēšana, t. i., iespēja veikt izmaiņas.
• Saskaņošanas gaitas novērošana.
• Atgādinājumi un paziņojumi iesaistītajām pusēm.
• Līgumā veikto izmaiņu fiksēšana.
• Piezīmju iesniegšana, apstiprinot vai noraidot līgumu.
• Līguma koriģēšana atbilstoši piezīmēm un ieteikumiem.
• Līgumu versiju kontrole.

Apstiprināšanas / parakstīšanas process:

• Līguma paralēlā vai secīgā apstiprināšana.
• Parakstīšana ar e-parakstu.
• Nosūtīšana parakstīšanai ārējam kontrahentam. (Tikai, ja šis pakalpojums ir pasūtīts. Skat. cenrādi.)
• Komentēšana apstiprinot / parakstot / noraidot;
• Vīzēšanas / apstiprināšanas / parakstīšanas darbību pārskats.

Līguma noteikumu izpilde:

• Līguma izpildes uzdevumu veidošana.
• Izpildes gaitas novērošana.
• Automātiskie atgādinājumi saistībā ar līguma izpildi.

Audits un pārskati:

• Tiek iesniegti 2 standartizēti līgumu pārvaldības pārskati.

Krātuve:

• Vienota organizācijas līgumu krātuve.
• Krātuves ietilpība ir atkarīga no izvēlētā plāna.

Meklēšana:

• Ātrā meklēšana.
• Detalizētā meklēšana pēc līguma satura.
• Sagrupēti meklēšanas rezultāti.
• Meklēšanas rezultātu filtrēšana.

Drošība:

• Piekļuve datiem tiek realizēta ar šifrētā sakaru kanāla (SSL) palīdzību.
• Piekļuve informācijai tiek ierobežota atbilstoši piešķirtajām tiesībām.

Līgumu pārvaldības risinājumu var izmantot divos veidos

1. Standartveida instalēšana

Risinājums tiek instalēts uz klienta servera. (Risinājumu var iegādāties kā produktu.) Šis variants ir optimāls vidējo un lielo uzņēmumu gadījumā (sākot no 50 darbiniekiem).

2. Mākoņrisinājums

Risinājums tiek piedāvāts kā mākoņpakalpojums. (Risinājumu var abonēt kā mākoņpakalpojumu.) Šis variants ir optimāls mazo un vidējo uzņēmumu gadījumā (līdz 100 darbinieku).

Piedāvājuma galvenās priekšrocības:

• Iespēja uzsākt risinājuma izmantošanu nekavējoties.
• Nav instalēšanas un aprīkojuma izmaksu.
• Maza investīcija – tiek maksāta mēneša pakalpojuma maksa.

Kā uzsākt līgumu pārvaldības mākoņrisinājuma izmantošanu?

„DocLogix” līgumu pārvaldība kā mākoņpakalpojums ir ne tikai mūsdienīgs, bet arī personalizēts risinājums, jo tas tiek īpaši pielāgots katras organizācijas vajadzībām.

Pirms pakalpojuma izmantošanas sākuma klients aizpilda anketu par to, kādu informāciju par līgumiem tas plāno apkopot, cik un kuri uzņēmuma pārstāvji lietos „DocLogix” līgumu pārvaldības risinājumu un kādām ir jābūt viņu piekļuves tiesībām. Balstoties uz šiem datiem, vienas darba dienas laikā klientam tiek piedāvāts īpaši pielāgots risinājums, kurā ietilpst:

• Personalizēta dokumenta kartīte, kuru klients izmantos informācijas apkopošanai par tā pārvaldītajiem līgumiem.
• Lietotāju piekļuves tiesību līmeņi, kas paredz, kādu informāciju konkrētie lietotāji redzēs un kādas darbības tie varēs veikt.
• Lietošanai sagatavotas konkrētā uzņēmuma līgumu veidnes.

Papildu iespējas

• Ja klients vēlas pārvaldīt 2 tipu līgumus, piem., ne tikai pirkšanas, bet arī pārdošanas līgumus, lūdzam ieplānot papildu dienu sistēmas personalizēšanai (skat. augstāk sniegto aprakstu).
• Pēc klienta vēlēšanās risinājumā var iekļaut līgumu pārvaldībā noderīgas papildu funkcijas. Tā varētu būt faktūrrēķinu un citu saistīto dokumentu sasaistīšana ar līgumiem, papildu pārskati vai citas papildfunkcijas, kas nav paredzētas standarta variantā. Ja nepieciešams, paplašinātās sistēmas cena tiek aprēķināta atsevišķi.
• Risinājumu var izmantot arī sadarbībā ar tādiem klientiem un partneriem, kuri paši nav līgumu pārvaldības risinājuma lietotāji. Šādā gadījumā ārējiem lietotājiem (līguma kontrahentiem) tiek piešķirta droša piekļuve saskaņojamajam līgumam, un klients pats var pilnībā novērot un kontrolēt šo ārējo lietotāju veiktās darbības. Lai uzsāktu līguma saskaņošanas procesu, pietiek tikai nosūtīt uzaicinājumu iesaistītajām pusēm.

Ja vēlaties izmantot līgumu pārvaldības mākoņrisinājumu, sazinieties ar mūsu konsultantiem pa tālruni +371 5 274 58 53 vai e-pastu: sales@doclogix.lt

Skatit demo Izmēģināt sistēmu