Iepirkumu pārvaldība

Iepirkumu organizēšana ir sarežģīts un bieži vien nesakārtots process. Finanšu nodaļu darbinieki nereti sūdzas, ka iepirkumu procedūras nav formalizētas un katra nodaļa veic šo procesu pēc saviem ieskatiem. Pārējās iepirkumu vadības problēmas — ilga preču pasūtījuma saskaņošana un centralizētas informācijas par iepirkumiem trūkums. Bez šādas informācijas vadītājiem ir grūti pieņemt stratēģiskus lēmumus. „DocLogix Iepirkumi” ļaus sakārtot un paātrināt iepirkumu procesus Jūsu uzņēmumā (iestādē).

 

„DocLogix Iepirkumi” ļaus:

  • viegli sagatavot preču pasūtījumu, izmantojot jau sagatavotus šablonus;
  • ātri un vienkārši saskaņot preču pasūtīšanu uzņēmuma (iestādes) iekšienē;
  • izstrādāt Jūsu vajadzībām pielāgotus pirkumu saskaņošanas procesus (darbu secību). Tam nav nepieciešamas zināšanas programmēšanā, visu var paveikt ar procesu grafisko redaktoru;
  • redzēt visu ar pabeigtajiem/veicamajiem iepirkumiem saistīto informāciju un kontrolēt uzņēmuma (iestādes) izdevumus. Glabāt vienuviet visu piegādātāju kontaktinformāciju un to iesniegtos komercpiedāvājumus.

Ieguvums, izmantojot „DocLogix” iepirkumu pārvaldības risinājumu (skaitļos):

  • Pat par 50 %ātrāks iepirkumu process (no iepirkuma pieprasījuma līdz faktūrrēķina apstiprināšanai)
  • Par 46 %labāki rezultāti izdevumu pārvaldībā un līdzekļu taupīšanā
  • 100 %izdevumu kontrole
  • Pat par 50 %mazāk nokavētu uzdevumu
  • Ietaupīti 70 % no pārskatu ģenerēšanas laika
  • Procesa 100 %atbilstība iekšējo un ārējo normatīvu prasībām Izmēģināt sistēmu

Iekšējo iepirkumu pieprasījumu pārvaldība

Control of internal purchase requests in DocLogix procurement management solution

Iepirkuma pieprasījuma forma

Purchase request form in DocLogix procurement management solution

Vizualizēti pārskati

Visualised reporting in DocLogix procurement management solution

„DocLogix” iepirkumu pārvaldības risinājuma priekšrocības:

INCREASED SAVINGS through centralisation and standardisation - DocLogix procurement management solutionLielāki ietaupījumi, pateicoties centralizētajai un standartizētajai pārvaldībai. „DocLogix” risinājums nodrošina stingrāku kontroli, standartizētus procesus un iespēju vest sarunas ar piegādātājiem, saglabājot minimālus neapstiprinātos izdevumus. Kontrole tiek piešķirta apstiprināšanai procesa ietvaros, kad atbildīgā persona novērtē pieprasījumus atbilstoši paredzētajam budžetam. Izanalizējot izdevumu pārvaldības saistību ar līdzekļu taupīšanu, tika konstatēts, ka tām organizācijām, kuras izmanto integrētu iepirkumu risinājumu, rezultāti ir par 46 % labāki nekā tām organizācijām, kuras iepirkumu risinājumu neizmanto.

IMPROVED PERFORMANCE via automation - DocLogix procurement management solution

Labāk veikts darbs, pateicoties automatizētajiem procesiem.  Iepirkumu cikls automatizēto procesu gadījumā ir vienkāršots, funkcijas tiek veiktas ātrāk un automātiskie paziņojumi palīdz saīsināt uzdevumu izpildes laiku. Turklāt automatizētā apstiprināšanas kārtība novērš vajadzību pēc atkārtota roku darba lielā apjomā.

Labākus darbības rezultātus nodrošina, piemēram, šādas „DocLogix” iepirkumu pārvaldības risinājuma priekšrocības:

  • Vienota dokumenta sagatavošana, pateicoties iespējai izmantot veidnes un satura automātiskajai sinhronizēšanai.
  • Ātra dokumentu meklēšana pēc atslēgvārdiem.
  • Faktūrrēķina pievienošana sistēmai jebkurā veidā (ieskenējot, saņemot pa faksu, pa e-pastu utt.).
  • Integrēta PDF konversija.
  • Ērta pielikumu un metadatu apskatīšana.

Ir aprēķināts, ka uzņēmumi, kuri izmanto automatizētus iepirkumu procesus, darbus izpilda savlaicīgāk un preces vai pakalpojumus piegādā par 40 % ātrāk nekā vecmodīgie uzņēmumi.

SMART DECISIONS based on accumulated information - DocLogix procurement management solution

Saprātīgi risinājumi, balstoties uz apkopoto informāciju. Neatkarīgi no tā, vai „DocLogix” risinājumu izmantosiet atsevišķi vai integrēsiet to savā uzskaites sistēmā, iegūsiet lielisku instrumentu izdevumu pārvaldībai visas organizācijas mērogā. Šis risinājums palīdzēs jums ieraudzīt iepirkumu procesā pastāvošos šķēršļus, iepirkumu ķēdē konstatēt nepamatotus iepirkumus un saskatīt iespējas ietaupīt izmaksas. Katrs lietotājs var ātri piekļūt vajadzīgajai informācijai ar pārvaldības paneļu un diagrammu starpniecību. Neapstrādāto datu pārveidošana vērtīgā biznesa informācijā notiek ātri un vienkārši. Piemēram, „DocLogix” vizualizēšanas rīks ļauj grāmatvedim prognozēt gaidāmo pieprasījumu pēc naudas konkrētos datumos. Pircējs var ievietot sistēmā visus saņemtos iepirkumu piedāvājumus un ērti tos salīdzināt pēc dažādiem kritērijiem.

Programmatūra apkopo visu informāciju par esošajiem pārdevējiem, tai skaitā jūsu darbinieku atsauksmes par piegādāto preču vai saņemto pakalpojumu kvalitāti. Tas, savukārt, palīdz pieņemt pamatotākus lēmumus nākamo iepirkumu gadījumā.

More accurate and BETTER QUALITY PROCESSES - DocLogix procurement management solution

Precīzāki un kvalitatīvāki procesi. „DocLogix” sistēmas procesu automatizēšanas funkcija nodrošina, ka visas iesaistītās puses zina, kad un kādi pienākumi tām ir jāveic. Automātiskie paziņojumi atgādina par termiņu tuvošanos un palīdz izvairīties no kavējumiem. Viss process ir labi pārskatāms. Tas ir īpaši svarīgi uzņēmumiem, kuri savā darbībā ievēro kvalitātes vadības sistēmu prasības.

Izmēģināt sistēmu

Kas var izmantot „DocLogix” iepirkumu pārvaldības risinājumu?

Risinājums ir noderīgs visiem darbiniekiem, lai arī kāds būtu to amats organizācijas struktūrā. Lietotāji var veikt šādas darbības:

Katrs darbinieks:

  • Izveidot iepirkuma pieprasījumu un nosūtīt to vadītājam apstiprināšanai
  • Saņemt jaunāko informāciju par pasūtījuma statusu
  • Apstiprināt preču vai pakalpojumu saņemšanu
  • Sniegt atsauksmes par piegādātājiem
  • Piekļūt visiem dokumentiem, kas saistīti ar iekšējo iepirkuma pieprasījumu (piem., saņemtajam pieprasījumam, pasūtījumam, čekiem un faktūrrēķiniem)

Nodaļas vadītājs:

  • Apstiprināt iepirkumu pieprasījumus
  • Analizēt un kontrolēt padoto darbinieku izdevumus

Iepirkumu vadītājs:

  • Izmantot veidnes pasūtījumu sagatavošanai
  • Veikt saņemto pieprasījumu novērtēšanu
  • Apstiprināt pārdevēju piedāvājumus
  • Meklēt jau esošus pieprasījumus un saglabāt jaunus
  • Sekot iepirkumu izpildes gaitai
  • Apstiprināt saņemtos faktūrrēķinus un piešķirt izdevumus attiecīgajām nodaļām
  • Ievietot sistēmā līgumus un ar tiem dalīties
  • Analizēt un kontrolēt izdevumus un izvērtēt ietaupīšanas iespējas

Finanšu vadītājs / Ģenerāldirektors

  • Viegli piekļūt ir apstiprināt / noraidīt iepirkumu pieprasījumus
  • Sekot saņemto faktūrrēķinu apmaksas datumiem
  • Iegūt detalizētu pārskatu par izdevumiem (plānotajiem un faktiskajiem)

Izmēģināt sistēmu

Lai pārlūkošana mūsu interneta vietnēs būtu pēc iespējas ērtāka, izmantojam sīkdatnes (angl. cookies). Nospiežot „Piekrītu“, Jūs piekrītat sīkdatņu saglabāšanai. Vairāk par sīkdatnēm un par to, kā no tām atteikties, lasiet „DocLogix“ privātuma politikā.