Katram katliņam savs vāciņš Kā nekļūdīties, izvēloties dokumentu pārvaldības sistēmu (DPS)?

Iedomājieties – kādā saulainā pirmdienas rītā nolēmāt, ka Jums ir vajadzīgs jauns viedtālrunis. Varbūt tāds, kāds ir kolēģim blakus kabinetā? Bet varbūt labāk izvēlēties konkurentu direktora izmantoto modeli? Daudz laika pārdomām Jūs nevēlaties veltīt. Galīgo lēmumu taču varēs pieņemt veikalā, kur būs daudz dažādu modeļu. Tomēr, ienākot veikalā, apmulstat un vairs nezināt, ko izvēlēties? Tikai mieru, šajā brīdī Jums palīdzēs konsultants. Viņa rokās tā vien zib jaunākais modelis, kas lepojas ar 5,5 collu ekrānu. Pirkt? Nepirkt? Braukt mājās un vēl padomāt? Piezvanīt sekretārei un aprunāties?

Bija brīdis, kad biju līdzīgā situācijā. Tikai tad man vajadzēja izvēlēties nevis tālruni vai datoru, bet gan dokumentu un procesu pārvaldības sistēmu (DPS). Aizvien vēl atceros to sajūtu, kad Google meklēšanas sistēmā ievadīju document and process management system un saņēmu gandrīz pusmiljonu dažādu atbilžu. Atzīšos, kritu vieglā panikā. Kā rīkoties? Kā nekļūdīties un nenoslīkt šajā informācijas okeānā?

Rīkojos gaužām vienkārši: izslēdzu datoru un atgriezos atpakaļ – sevis pārstāvētajā ražošanas uzņēmumā. Jo izvēli vislabāk sākt no tā, ko pārzini vislabāk. Šajā gadījumā tās būtu specifiskas ikviena ražošanas uzņēmuma vajadzības, kas vislabāk parādīs virzienu, kādā būs jānovirza DPS meklējumi.

Kādas vēl vajadzības?

Cik reižu Jums ir bijis jādzird, ka vajadzībai pēc DPS ir jārodas pašā uzņēmumā? Man – bezgala daudz. Tikai, sākot meklēt DPS, sapratu, cik svarīgs ir šis noteikums un cik daudz ir jāapsver, lai definētu uzņēmuma vajadzības. Beigās kā cauruļu liekšanas uzņēmuma „Triple D Bending” primāro vajadzību nosaucu vēlmi sakārtot haotiskos procesus. Un tikai tad ar DPS palīdzību būtu iespējams tos automatizēt un optimizēt.

Nedrīkstēju aizmirst arī par vienu citu lietu: vajadzībām, kas rodas uzņēmuma ārējā vidē. Ražošanas uzņēmumā tās ir ne mazāk svarīgas kā iekšējās vides vajadzības. Negribas taču zaudēt iespēju piedalīties konkursā, jo nav sertifikātu vai līdzekļa, kas palīdzētu iesniegt standartiem atbilstošus dokumentus.

Veicot uzņēmuma ārējās un iekšējās vides vajadzību analīzi, aizdomājos, cik uzņēmums ir spējīgs racionāli investēt DPS tehnoloģijā? Kādu labumu, rezultātus vēlētos sasniegt? Tas palīdzēja sašaurināt meklējumu loku, atsakoties no pārāk dārgiem variantiem.

Kurš izvēlēsies, bet kurš izmantos DPS?

Ja uzņēmuma vajadzības varēju noteikt ar citu kolēģu palīdzību, tad izvēles procesu viņi patiešām neatviegloja. Attiecībā uz šo ir spēkā vienkāršs noteikums: jo vairāk viedokļu, jo sarežģītāka kļūst lieta. Es ievēroju, ka vislabāk, ja ir viens cilvēks (vai par to kļūt pašam), kurš spētu saskatīt uzņēmuma vajadzības, izprastu DPS darbības principus, kā arī tās piemērošanas iespējas uzņēmumā. Viņam vajadzētu redzēt arī kopainu: uzņēmējdarbības vīziju, virzienu, kurā attīstās tirgus, un tehnoloģijas. Protams, vienmēr var uzaicināt uzņēmuma, kas izstrādā DPS, pārstāvi, tā saukto evaņģēlistu, taču arī tad ir vajadzīga persona, kura varētu ar viņu diskutēt.

Ja šāda cilvēka uzņēmumā nav, noderētu profesionāls konsultants. Tas ir īpaši svarīgi ražošanas uzņēmumos, kuros vajadzīgi unikāli risinājumi.

Funkcionalitāte, funkcionalitāte…

Izvēloties DPS, plānoju vairākus soļus uz priekšu, jo apmainīt nederīgu DPS uzņēmumam izmaksā ievērojami dārgāk nekā pieaicināt konsultantu, veikt tirgus izpēti un ieviest vajadzībām atbilstošu DPS.

Atgriezos pie Google un veicu DPS funkcionalitātes analīzi. Varbūt ražošanas uzņēmumam noderētu risinājums, ko uztur mākoņtehnoloģijas (angl. Cloud based)? Bet varbūt es pats vēlētos radīt risinājumus? Beidzot, izanalizējot informāciju, izlēmu, ka mūsu ražošanas uzņēmuma vajadzībām vislabāk atbilstu variants, kurā būtu iekļauta procesu automatizēšanas funkcionalitāte (ļoti noderīga un būtiska lieta ražošanas uzņēmumiem!), iespēja pašam radīt risinājumus (kas būs nepieciešams, adaptējot DPS konkrētām uzņēmuma vajadzībām). DPS vajadzēja būt elastīgai, vienkāršai, lai to varētu pārvaldīt arī lietotājs bez plašām iemaņām. Zinot to visu, uzreiz kļuva vienkāršāk, jo izvēles iespēju skaits samazinājās uz pusi.

Kāpēc ir vajadzīgas atsauksmes?

Katra mājaslapa, kas piedāvā DPS, ir kā atsevišķa pasaule. Kā neapjukt informācijas gūzmā? Vispirms pievērsu uzmanību tādām lietām kā informācijai par DPS un uzņēmuma īstenotajiem risinājumiem, kuras sistēmas īpašības tiek izceltas. Pēc manām domām, klientu stāsti un atsauksmes par produktu ir īpaši svarīgas. Atsauksmes meklēju ne tikai oficiālajā mājaslapā, bet arī sociālajos tīklos. Kāds ir kopējais iespaids? Kāda ir labo un slikto atsauksmju attiecība? Vai ir veiksmes stāsti, kas tiek publicēti presē, interneta portālos? Piemēram, par dokumentu un procesu pārvaldības sistēmu „DocLogix” es uzzināju presē, izlasot par viņu iegūto „European IT Excellence” balvu.

 

Kādas ir DPS iespējas?

Šajā brīdī jau biju izvēlējies 5 dokumentu pārvaldības sistēmas. Ko tālāk? Sāku vēl uzmanīgāk lasīt mājaslapā sniegto informāciju. Uzmanīgi noskatījos demonstrācijas ierakstus, izlasīju ekspertu piedāvājumus un komentārus. Turklāt meklēju konkrētus piemērus, kā šī DPS jau ir pielāgota. Tas ļāva iegūt secinājumus par sistēmas elastīgumu, risinājumu tehnoloģisko novatorismu, pielāgojamību. Šajā posmā man piemērotu DPS skaits vēl vairāk samazinājās.

Vai ir laiks iepazīties ar DPS radītājiem?

Tikko atradu to, kas patiešām interesē, pieaicināju uzņēmuma konsultantus individuālai demonstrācijai. Tagad man vajadzēja vien runāties ar uzņēmuma pārstāvjiem un uzmanīgi klausīties, ko viņi saka, pievēršot uzmanību viņu motivācijai, uzdot konkrētus jautājumus un prasīt reālus risinājumus un izpildāmus solījumus. Saskāros arī ar tādiem DPS izstrādātājiem, kuri neko nejautāja, tikai demonstrēja savu vislabāko variantu. Tos neizvēlējos, bet turpināju meklēt starp vislabākajiem variantiem.

Kāds ir veiksmes reitings?

Beidzot arī es atradu ražošanas uzņēmuma vajadzībām un prasībām visatbilstošāko DPS. Aizvēru veikala durvis un sāku mācīties, kā šai DPS likt strādāt manā labā. Pēc gadu ilga darba ar DPS „DocLogix” mums ir unikāli, „Triple D Bending” vajadzībām atbilstoši risinājumi (no efektīvas sanāksmju pārvaldības līdz standartiem atbilstošai iekārtu tehniskajai uzraudzībai).

Pamatojoties uz savu pieredzi, varu pateikt arī Jums – izvēloties dokumentu un procesu pārvaldības sistēmu, Jūsu uzņēmumam paveras daudz jaunu iespēju. Izmantojiet tās!

Kā man izdevās pielāgot DPS „DocLogix” cauruļu liekšanas uzņēmuma „Triple D Bending” vajadzībām. Lasiet šeit 

Roks Radžūns (Rokas Radžiūnas)
„Triple D Bending” procesa uzlabošanas vadītājs

Roks Radžūns (MBA, PMP) strādā par procesa uzlabošanas vadītāju cauruļu liekšanas uzņēmumā „Triple D Bending” Kanādā. Viņš ir strādājis būvniecības un ražošanas nozarēs gandrīz 10 gadus. Nesen Radžūns pabeidza liela mēroga ERP sistēmas ieviešanu ražošanas uzņēmumā, šis projekts ilga divus gadus. Viņa galveno sasniegumu vidū bija visaptverošu biznesa procesu projektēšana, izstrāde un uzturēšana.

Komentāri
Lai pārlūkošana mūsu interneta vietnēs būtu pēc iespējas ērtāka, izmantojam sīkdatnes (angl. cookies). Nospiežot „Piekrītu“, Jūs piekrītat sīkdatņu saglabāšanai. Vairāk par sīkdatnēm un par to, kā no tām atteikties, lasiet „DocLogix“ privātuma politikā.