Ar prieku iepazīstinām Jūs ar jauno “DocLogix” versiju – “DocLogix 2019”. Šī versija izceļas ar funkcionalitātes daudzveidību, kas ļaus Jūsu organizācijai strādāt vēl efektīvāk un ērtāk.

Aicinām iepazīties ar “DocLogix 2019” versijas jaunumiem:

• Elektroniskais paraksts
• Atjaunotas funkcijas
• Ērtāks lietotāja interfeiss
• Elastīgāka atribūtu konfigurēšana
• Jaunas procesu konfigurēšanas iespējas
• Darbu atvieglojošas funkcijas
• Ērtāka kontaktu pārvalde integrējama ar LDAP
• Vienkāršāka sistēmas administrēšana un ātrdarbības optimizēšana

Lepazīstieties ar DocLogix 2019.pdf

ELEKTRONISKAIS PARAKSTS

ADOC specifikācijas izmaiņu realizēšana. SHA256 algoritma lietošana “DocLogix” sistēmā

No 2019. gada 1. jūlija stājas spēkā jauna ADOC-V1.0 specifikācijas 14. un 16. pielikuma redakcija (Lietuvas galvenā arhivāra 2019. gada 28. janvāra rīkojums Nr. VE-6), kas norāda, ka mainās atļautie elektronisko parakstu veidošanai izmantojamie algoritmi. Līdz šim, saskaņā ar ADOC-V1.0 specifikāciju, elektronisko parakstu veidošanai tika izmantoti SHA1 vai SHA256 datu kopsavilkuma izveidošanas algoritmi.

Jaunajā ADOC specifikācijas redakcijā SHA1 algoritms tiek uzskatīts par pārkāpjamu un nedrošu, tādēļ ir likvidēts no lietot atļauto algoritmu saraksta. No 2019. gada 1. jūlija SHA1 vairs nav izmantojams.

Ar jauno versiju DocLogix pilnībā realizē šīs specifikācijas izmaiņas.

Klientus, kuriem ir senākas “DocLogix” sistēmas versijas, aicinām tās atjaunot.*

*Iesakām vērsties pie klientu apkalpošanas vadītāja, kas pārrauga Jūsu uzņēmumu vai “DocLogix” sistēmas apkopes speciālista.

Elektroniskā paraksta kopijas patiesuma nolūks

Klienti, kas paraksta dokumentus ar elektronisko parakstu, reizēm saskaras ar problēmu, kad tehnisku iemeslu dēļ (laikā nepacelts paraksta līmenis, beigusies spēkā esamība, novecojis sertifikāts u.tml.) ar kvalificētu elektronisko parakstu parakstīti dokumenti kļūst par spēkā neesošiem un tehniskajiem līdzekļiem nav iespējas dokumentu padarīt par atkal spēkā esošu. Lietuvas centrālais valsts arhīvs spēkā neesošus dokumentus nepieņem ilglaicīgai glabāšanai.

Līdz šim vienīgais veids risināt tādu problēmu bija dokumenta ieraksta drukāšana un parakstīšanās uz papīra.

Lai palīdzētu klientiem atrisināt šo problēmu, DocLogix realizē elektroniskā paraksta kopijas patiesuma nolūku.

Kas DocLogix sistēmā bija līdz šim:

• DocLogix sistēmā dokumenti, kas parakstīti ar elektronisko parakstu un atbilst ADOC-V1 specifikācijai un kuru parakstu sertifikāti ir spēkā esoši, atzīmēti ar zaļas krāsas zīmi.
• Dokumenti, kuri vairs nav spēkā vai neatbilst ADOC-V1 specifikācijai, atzīmēti ar sarkanas krāsas zīmi.

Jaunajā versijā:

• DocLogix sistēmā realizēta funkcionalitāte, kas ļauj dokumentus parakstīt ar elektronisko parakstu, kura nolūks – kopijas patiesuma nolūks un tāda paraksta pacelšana līdz XadES-X-L līmenim.
• Jūsu ērtībai, dokumenti, kas parakstīti ar šī nolūka parakstu, sistēmā tiek atzīmēti ar dzeltenas krāsas zīmi.

Pārvaldiet kopijas patiesuma nepieciešamību, izmantojot standarta uzdevumus un procesu funkcionalitāti: veidojiet uzdevumus vai procesa soļus kopijas patiesuma apstiprināšanai ar iespēju pieprasīt parakstu. Veiciet un parakstiet vairākus kopijas patiesuma nolūka uzdevumus uzreiz.

ASiC (Associated Signature Containers) formāta elektroniskā paraksta uzturēšana

Elektroniskais paraksts, kā ļoti ērts līdzeklis dokumentu parakstīšanai tiek plaši izmantots ne vien Lietuvā, bet arī Baltijas un citās ārvalstīs.

No 2019. gada Igaunija paziņoja, ka plaši izmantojamo bdoc formātu pakāpeniski maina pret vairāk uzticamu un starptautiskiem standartiem atbilstošu ASiC formātu.

ASiC (vēl zināms kā BDOC-TS vai ASiC-E LT) ir viens no visplašāk izmantojamajiem elektronisko parakstu formātiem Baltijas valstīs. Tagad, saņemot ar šo formātu parakstītu dokumentu, varēsit to iecelt “DocLogix” sistēmā un pārbaudīt tā spēkā esamību. Tas atvieglo mūsu klientu: gan to, kas atrodas ārvalstīs, gan strādājošo ārvalstu kompānijās, darbu.

Iespēja izmantot vairāk laika atzīmju piegādātāju

 Sniedzam iespēju izvēlēties no plašāka laika atzīmju piegādātāju saraksta. Par konkrētu piegādātāju izmantošanu iesakām vērsties pie klientu apkalpošanas vadītāja, kas pārrauga Jūsu uzņēmuma vai “DocLogix” sistēmas apkopes speciālista.

Sūtiet uzdevumu, lai iepazītos, kad tiek prasīta elektroniskā parakstīšanās

 Tagad, sūtot uzdevumu, lai ar to iepazītos, varēsit iestatīt, lai uzdevuma saņēmējs ar to iepazītos pret parakstu: t. i., uzdevuma veikšanu apstiprinātu ar elektronisko parakstu.

ATJAUNOTAS FUNKCIJAS

Pilnveidota/uzlabota tulkošana PDF

Lai sniegtu klientiem pēc iespējas precīzāku un drošāku PDF formāta attēlu atveidojumu, pilnveidojām konvertēšanas uz PDF funkcionalitāti. Tagad šis process darbosies drošāk un būs iespēja saņemt precīzāk oriģinālajam PDF atbilstošus atveidojumus. Tāpat būs straujāks pārskata izveidošanas ātrums un vieglāka servera sagatavošana.

Atjaunojot versiju, konvertēšanas laikā uz PDF, precīzāk tiks attēloti dokumentā izmantotie simboli, attēli vai šrifts.

Elektroniskā pasta sūtīšanas sagataves

Tagad sagatavot un izsūtīt šablona vēstules būs daudz vienkāršāk. Galvenās funkcionalitātes:

• Iespēja izveidot individuālas sagataves dažādiem dokumentu tipiem.
• Iespējams izmantot dokumenta informāciju (metadatus) un to iekļaus vēlamajās sagataves vietās.
• Iespēja mainīt informāciju pirms vēstules, kas izveidota no sagataves, sūtīšanas.

ĒRTĀKS LIETOTĀJA INTERFEISS

Pielāgojiet skatnes rindiņu stilus savām vajadzībām

Izveidojām jaunu funkcionalitāti, kas sistēmai piešķirs krāsas, bet klientiem – vairāk brīvības. Izceliet svarīgus dokumentus vai ierakstus un atveidojiet tos aprakstītajā stilā skatnēs. Ātrāk pamaniet svarīgākās izmaiņas vai aktuālo informāciju.

Iespējamās rindiņas atveidošanas konfigūrācijas:

• fona krāsa (background color)
• teksta izcelšana (BOLD)
• teksts kursīvā (Italic)
• pasvītrots teksts (Underline)
• pārsvītrots teksts (Strikethrough)

Personalizētas rindiņu stilistikas paraugs:

DocLogix sistēmas krāsu personīgā izvēle/ DocLogix darba vides personīgā krāsu izvēle

 “Doclogix 2017 R2” versijā klientiem piedāvājam izvēlēties no 7 DocLogix sistēmas krāsām.

Jaunajā versijā sniedzam iespēju lietotājam pašam izvēlēties personīgo DocLogix sistēmas krāsu, ja organizācijas administratori nav noteikuši citādāk.

Tagad ikviens lietotājs var nolemt, ar kādas krāsas darba vidi viņš vēlas strādāt.

Izmantojiet dokumentu koku ērtāk

Atkarībā no Jūsu lietu nosaukuma ilguma var būt vajadzība redzēt pilnus vai daļējus nosaukumus.

Tagad sistēma atcerēsies pēdējo Jūsu izvēli un nākamajā reizē, atverot DocLogix, dokumentu koka platums tiks attēlots tāpat, kā pēdējā reizē.

Lauciņa augstums, kas dinamiski pielāgojas

Daudzi izvēles lauciņi, tos pildot, varēs automātiski paplašināties, tādēļ Jums vairs nevajadzēs iepriekš fiksēt to lielumu. Tas ļaus optimizēt formas un neapkraut tās ar neaizpildītiem vai daļēji aizpildītiem lauciņiem.

Elastīgāka uzdevumu joslas konfigurēšana

Tagad varat izvēlēties, ko vēlaties attēlot uzdevuma joslā: uzdevuma sūtītāju vai uzdevumu pārraudzītāju, vai tikai uzdevuma nosaukumu, nenorādot sūtītāju/ pārraudzītājus.

ELASTĪGĀKA ATRIBŪTU KONFIGURĒŠANA

Lai piedāvātu klientiem elastīgākas iespējas pielāgot un sakonfigurēt sistēmas atribūtus pēc savas organizācijas vajadzībām, klienta ērtībai jaunajā “DocLogix 2019” versijā sagatavojām rīkus, ar kuru palīdzību Jūs varēsit:

Individualizēt pielikumu attēlošanu

Paplašināta dokumentu pielikumu atribūta konfigurēšana: izveidojiet savu atribūtu skatnes un piešķiriet tos dažādiem dokumentu tipiem.

Tādā veidā dokumentu pielikumi tiks attēloti, izmantojot dokumenta tipam noteiktu skatni, piemēram: netiks rādīti tie lauciņi, kuriem nav nozīmes tam dokumentu tipam.

Iestatīt pārskata filtru formas līmenī

Šī funkcionalitāte ļauj norādīt dažādus filtrus tam pašam pārskata tipa atribūtam, norādot citu filtru formas atribūta iestatījumos. Tādēļ to pašu pārskatu var izmantot dažādās formās un ļaut izvēlēties no citām nozīmēm. Tas ļauj efektīvāk atkārtoti izmantot esošos pārskata atribūtus.

Iestatīt, kādas atribūtu izmaiņas fiksēsit reģisrā ( angļu val. log‘ )

Sniedzam elastīgāku izmaiņu vēstures konfigurēšanas iespēju. Tagad varēsit izvēlēties, kādus atribūtus vēlaties, lai sistēma fiksētu un saglabātu reģistrā (angļu val. log). Tā varēsit izvēlēties no pārlieku lielas vai jums nevajadzīgas informācijas attēlošanas.

JAUNAS PROCESU KONFIGURĒŠANAS IESPĒJAS

Sniedzam jaunas iespējas automatizēt Jūsu organizācijas procesus. Optimizējiet Jūsu organizācijas procesus, izmantojot jaunās iespējas.

Dokumenta lietas izmainīšana ar automātiskā procesa soļa palīdzību

Procesa konfigurēšanas rīku papildinājām ar jaunām funkcijām. Tagad klientiem, veidojot procesu, būs iespēja dokumentu automātiski piešķirt norādītajai lietai. Aprakstiet dokumenta lietas izmainīšanu procesā ar vienas podziņas piespiešanu.

Iespēja paplašināt procesu ar specifiskiem automātiskiem soļiem

Realizējām iespēju veikt speciālu procesa soli automātiski, kurā aprakstāms konkrēts organizācijas lēmums vai tā daļa.

Lai sagatavotu speciālam procesa solim, ir nepieciešama programmētāja kompetence.

Iespējamie izmantošanas paraugi:

• Process automātiski eksportē dokumentu vēlamajā formātā un ievieto to failu glabātuvē vai tml.
• Elektroniskā vēstule ar atbilstošiem pielikumiem tiek nosūtīta automātiski pēc saņēmēja valsts.

DARBU ATVIEGLOJOŠAS FUNKCIJAS

PDF zīmogu uzlikšana laikā, kad tiek veikta konvertēšana uz PDF

Izvēlieties un uzlieciet PDF zīmogu konvertēšanas laikā. Tagad varēsit izvēlēties visvairāk atbilstošo PDF zīmogošanas konfigurāciju individuāli atsevišķam dokumentam vai pielikumam. Tādā veidā varēsit izvēlēties vispiemērotāko zīmoga vietu lapā u.tml.

Atjaunojiet MS “Word” šablona laukus automātiski

Tagad, strādājot ar MS “Word” programmu tieši caur DocLogix sistēmu, Jūs varēsit iestatīt, lai šablona laukos ieceļamā informācija, atverot MS “Word” pielikumu, atjaunotos automātiski (vai MS “Word” piedāvās atjaunot lauciņus).

ĒRTĀKA KONTAKTU PĀRVALDE INTEGRĒJOŠA AR LDAP

Jaunajā versijā paplašinājām LDAP (ang. Lightweight Directory Access Protocol) integrāciju divām jaunām funkcijām. Tagad varēsit:

Izveidot jaunu pārskata nozīmi LDAP sinhronizēšanas laikā, ja tā netika izveidota līdz tam.

Piem.: automātiski izveidot jaunu nozīmi tādai informācijai kā: amats, valsts, pilsēta, izglītība vai tml.

Tādēļ LDAP sinhronizācija prasīs mazāk pieskatīšanas: vairs nevajadzēs ar rokām veidot jaunas pārskata nozīmes.

Sakonfigurēt LDAP integrāciju, lai, veicot sinhronizāciju, tiktu aizpildīti ar lietotājiem sasaistāmie DocLogix lauki (skatnes) no LDAP ievadītās informācijas.

Piem.: tādā veidā ir iespējams sinhronizēt DocLogix lietotāja vadītāju no  LDAP lietotāja informācijas.

VIENKĀRŠĀKA SISTĒMAS ADMINISTRĒŠANA UN ĀTRDARBĪBAS OPTIMIZĒŠANA

Elastīgāka integrāciju darbības laika konfigurēšana

Līdz šim klientiem bija iespēja sakonfigurēt asinhronu darbu palaišanu (gan standarta, gan papildu integrāciju), norādot vēlamo izpildes periodu un atkārtotas izpildes biežumu.

Taču nebija iespējas paredzēt laika posmu, kad integrācijas netiktu veiktas (piem., netiktu palaistas intensīvākajos sistēmas izmantošanas periodos). Tagad ir iespēja pievienot laika ierobežojumus, kad nebūtu iespējams sākt veikt asinhronos darbus.

Piemēram: neveikt integrāciju ar MS “Navision” sistēmu norādītajos laika intervālos no plkst. 16.00 līdz 16.30.

Sakonfigurējiet asinhrono darbu palaišanu pēc kārtas

Reizēm asinhronie darbi ir saistīti un tie jāveic iepriekš noteiktā rindas kārtībā. Agrāk tādu veikšanu bija grūti garantēt, taču tagad vairākus darbus ir iespējams savienot vienā un tad tie tiks veikti secīgi, t.i., sakārtoti pēc Jūsu ieskatiem.

Tādā veidā būs iespējams izvairīties no saistīto darbu pārklāšanās.

Veiciet asinhrono darbu uzreiz, bez papildu konfigurēšanas

Tagad DocLogix sistēmas administratori varēs veikt asinhrono darbu (integrāciju vai tml.) ar vienas pogas piespiešanu: nebūs jāmaina standarta veikšanas iestatījumi.

Procesa veikšana tiks sākta 1 minūtes laikā pēc pogas “Veikt tagad” piespiešanas.

Atlieciet automātiski palaižamo procesu palaišanu

Nereti procesa palaišana dokumenta izveidošanas vai atgriešanas laikā ir ilgstoša un sarežģīta operācija (atkarībā no procesa konfigurēšanas īpatnībām).

Tādā gadījumā procesa palaišanu iespējams veikt asinhroni (atliekot).

Tagad varat iestatīt, lai process tiktu palaists asinhroni. Tādā veidā tiek uzlabota lietotāja pieredze, jo dokuments tiek izveidots ievērojami ātrāk.

Izvēlēties MS “Word” šablona lauku aizpildīšanas vajadzību

Iestatiet, kuriem dokumentu veidiem (profiliem) jāatjauno MS Word šablonu lauciņu nozīmes. To var izdarīt, izmantojot zemāk norādītos parametrus. Pareizi sakonfigurējot, sistēma veiks lauciņu atjaunošanu tikai izvēlētajiem dokumentu veidiem un nemēģinās atjaunot lauciņu nozīmes citiem MS Word pielikumiem. Tādā veidā dokumentu veidi, kuriem nav jāatjaunina MS Word šabloni, neietekmēs visu sistēmu un darbosies ātrāk.

“DocLogix 2019” ir pilnībā salāgojama ar jaunākajām tehnoloģijām:

• Windows Server 2019
• SQL Server 2017 (Windows platformā)