Lietuvas Republikas Iekšlietu ministrija

Lietuvas Republikas Iekšlietu ministrija ir stratēģiska Lietuvas Valdības institūcija. Tā veic Lietuvas Republikas valsts pārvaldes funkcijas un īsteno valsts politiku iekšlietu jomā. Ministrijas pakļautībā ir 72 iestādes.

„DocLogix sistēma paātrinās ministrijas ierēdņu darbu, ļaus taupīt laiku un dokumentu vadības procesam paredzētos līdzekļus. Tās sniegtos ieguvumus vajadzētu sajust arī iedzīvotajiem, jo paātrināsies izziņu izsniegšana, sūdzību izskatīšana un citu publisko pakalpojumu sniegšana.”

Dailis Alfonss Barakausks, Iekšlietu ministrs

Situācija pirms sistēmas ieviešanas

• Pirms sistēmas ieviešanas izmantotā klienta sistēma nebija funkcionāla, tā tika izmantota tikai galvenajās institūcijās. Nebija iespēju elektroniskā veidā saskaņot dokumentus starp institūcijām.
• Ministrijas pakļautībā esošajām institūcijām vispār nebija elektroniskās dokumentu pārvaldības sistēmas. Tāpēc to kontrole un sadarbība ar tām bija ļoti komplicēta.
• Dokumentu sagatavošanas, saskaņošanas, meklēšanas un arhivēšanas procesi bija sarežģīti, dārgi un laikietilpīgi.
• Nebija iespēju kontrolēt rīkojumus un uzdevumus.
• Sistēma nebija integrēta citās valsts informācijas sistēmās.
• Izmantotā sistēma neuzturēja elektronisko parakstu.
• Nebija iespēju veikt meklēšanu skenētu papīra dokumentu saturā.
• Atsevišķi dokumenti aizvien vēl tika reģistrēti papīra žurnālos.

Ieviestais risinājums

Analizējot ministrijas problēmas, tika izveidots un ieviests dokumentu un procesu pārvaldības risinājums, kuram ir plašas funkcionālās iespējas, kas ir integrēts citās valsts informācijas sistēmās un nodrošina visu iestāžu dalību kopējā darbībā.

• Projekta laikā tika ieviesta DocLogix platforma ar galvenajām funkcijām:
  – Dokumentu pārvaldība (sagatavošana, reģistrēšana, saskaņošana u. c.)
  – Rezolūciju un uzdevumu sadalīšana un kontrole
  – Procesu automatizācija
  – Elektroniskais paraksts
  – Meklētājprogramma
  – Skenēšana ar optisko simbolu atpazīšanu
  – Integrācija e-pasta programmās
• Ir radīts īpašs modulis, kas ļauj veikt dokumentu apmaiņu un saskaņot tos starp iekšlietu sistēmas iestādēm, kuras ir ieviesušas DocLogix sistēmu.Turklāt, tika izveidota unikāla starpinstitūciju dokumentu maiņvieta, kas dod iespēju nodot un saskaņot dokumentus ar iestādēm, kurās nav dokumentu pārvaldības sistēmu.
• Sistēma ir integrēta vienotajā valsts arhīvu elektroniskajā informācijas sistēmā (VVAIS), kas ļauj sagatavot, saskaņot un nodot dokumentus tieši no dokumentu pārvaldības sistēmas uz valsts arhīviem to ilgtermiņa glabāšanai. Ir iespēja veikt arī dokumentu un to kopiju meklēšanu arhīva datu bāzēs.
• Sistēma ir integrēta Valsts amatpersonu reģistrā. Tas nodrošina, ka reģistrā veiktās izmaiņas tiek automātiski pārceltas DocLogix sistēmā.
• Ir radīts unikāls tiesību aktu projektu uzraudzības modulis, kas ļauj koordinēt un kontrolēt, kā ministrijā notiek tiesību aktu sagatavošanas un saskaņošanas procesi.